РУКОВОДСТВО ПО ВЫБОРУ ЛУЧШЕГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Программное обеспечение для управления проектами может помочь организациям выполнить нестандартную работу, которая является всеобъемлющей и всесторонней. Проекты обычно требуют времени и командной работы, чтобы быть успешными. У них есть дата начала и крайний срок. У команд есть задачи и цели, которых они должны достичь между этими датами. Некоторые используют знакомые программы, такие как Excel, и другие программы для работы с электронными таблицами для отслеживания и управления проектами. Другие используют персональные списки дел. К сожалению, эти программы не созданы для полного управления проектами. Рано или поздно они не дадут того, что нужно пользователям для их организации. В этом руководстве приведено 10 лучших программ для управления проектами.

Потребность в программном обеспечении для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами предназначено для централизованного, организованного и эффективного отслеживания проектов и управления ресурсами. Это также позволяет членам проектной команды координировать свои действия между собой или с другими людьми для правильного, точного и своевременного выполнения своих задач. Информация о проекте и разговоры документируются и / или делегируются. Кроме того, количество используемых инструментов и приложений значительно сокращено, что унифицирует и оптимизирует рабочий процесс. Основные функции, такие как общение, обмен файлами, назначение задач и мониторинг, помимо прочего, объединены в одну платформу.

Преимущества использования программного обеспечения для управления проектами

Компании и команды, использующие программное обеспечение для управления проектами, могут реализовать несколько преимуществ. Они могут предотвратить задержки проекта, потому что задачи, даты и ответственные лица четко известны всем участникам. Информация, задания, сроки, проблемы и другие, очень известны и мгновенно доступны для просмотра. Таким образом, прозрачность и подотчетность поощряются. Общение и сотрудничество легче инициировать и обрабатывать, что позволяет заинтересованным сторонам быть в курсе событий и проектов на ходу. Кроме того, благодаря большому объему собранных данных легче измерять, анализировать и улучшать процессы. Если есть неверный шаг, неправильное предположение или недостаток обучения, их можно выявить и устранить.

Особенности для рассмотрения

Рынок программного обеспечения для управления проектами предлагает множество продуктов и решений. Некоторые предлагают простые и понятные инструменты, в то время как другие включают всесторонние универсальные возможности. Ниже перечислены основные функции, которые клиенты должны искать и учитывать в инструменте УП:

1. Простота использования

Выберите инструмент с интуитивно понятным интерфейсом, который соответствует или поддерживает работу команды. Программное обеспечение для управления проектами может быть полезным, только если оно действительно используется. Он должен быть простым в использовании и обучаться с минимальным затрачиваемым на него временем. Некоторые программы имеют мощные функции для сложных задач, но другие могут по-прежнему обеспечивать те же результаты, используя более простые инструменты.

2. Управление задачами

Лучшее программное обеспечение для управления проектами имеет функции управления задачами, которые позволяют пользователям перечислять все задачи, необходимые для завершения проекта. Это должно быть назначено члену команды (или выше). Дата выполнения может быть установлена для задачи, и список задач может быть переупорядочен, чтобы получить правильный приоритет. Кроме того, пользователи должны иметь возможность сортировать список по-разному, например, по ресурсу, дате или приоритету. Возможности поиска должны присутствовать, а также уведомление, когда приближается крайний срок.

3. Планирование

Инструмент УП должен иметь функцию для отображения временной шкалы, будь то в форме диаграммы Ганта или в других представлениях. Он также должен показывать связь между различными временными рамками и их зависимостями. Определение возможного влияния задержки или пропущенного срока должно быть простым и легким. С помощью правильного инструмента пользователи могут быстро визуализировать задачи, их графики и их общее влияние на весь проект.

4. Обмен файлами

Сегодняшнее программное обеспечение для управления проектами в интернете обычно имеет функции для хранения и обмена файлами. Но больше, чем просто онлайн-хранилище, лучшее программное обеспечение для управления проектами должно иметь функции управления документами, организации и безопасного обмена. Пользователи должны иметь возможность определять наиболее обновленный файл, быстро находить его и при необходимости безопасно делиться ими даже с внешними партнерами.

5. Связь

Сотрудничество в современных распределенных командах возможно только с помощью встроенных средств связи в программном обеспечении УП. Необходимость использования внешних инструментов, таких как электронная почта, усложняет рабочий процесс. С другой стороны, система обмена сообщениями в программном обеспечении УП может способствовать общению в реальном времени между членами команды, что помогает экономить время. Кроме того, они могут просматривать цепочки разговоров для правильного контекста.

6. Отчеты в реальном времени

Лучшее программное обеспечение для управления проектами включает в себя простые в использовании, но гибкие инструменты отчетности. Эти инструменты позволяют пользователям собирать конкретные данные проекта и систематизировать их для отображения важных аспектов, таких как бюджет, расходы, распределение ресурсов или производительность, среди прочего. Некоторые приложения УП содержат готовые отчеты, которые обычно запрашиваются, в то время как другие позволяют пользователям создавать собственные.

7. Панели инструментов

Большинство инструментов УП, доступных сегодня, включают информационные панели. Панели мониторинга — это графические представления, которые позволяют быстро получить информацию о проекте. Эти представления обычно включают диаграммы, графики и другие визуальные индикаторы, которые облегчают использование отображаемых данных. Они также полезны для обеспечения высокого уровня просмотра статуса проекта. Они могут быть включены в отчеты, предоставляемые высшему руководству и заинтересованным сторонам, в которых нет подробностей.

8. Пользовательский интерфейс

Как уже упоминалось, правильное программное обеспечение для управления проектами для компании — это то, что они хотят использовать. Если пользовательский интерфейс плохо спроектирован и визуально непривлекателен, существует вероятность того, что пользователи захотят проводить с ним как можно меньше времени. Он плохо спроектирован, если пользователям трудно найти правильный инструмент, им трудно вводить данные или они теряются в навигации. Напротив, чистый простой интерфейс обеспечивает большой опыт, поощряет использование и может даже демонстрироваться их клиентам.

9. Настройка

Пользователям нужна гибкость в создании правильной рабочей среды для выполнения своей работы. Индивидуальная настройка позволяет им добавлять достаточно изменений в инструмент УП, чтобы сделать их работу более понятной и простой для выполнения. Некоторое программное обеспечение позволяет пользователям добавлять собственные цвета, метки и другие поля для более точного отслеживания проекта. Другие предоставляют им больше гибкости при создании отчетов с помощью выбора диаграмм, фильтров, группировок и сортировки. Некоторые также позволяют экспортировать данные в различные форматы файлов.

10. Время, бюджет и управление ресурсами

Лучшее программное обеспечение для управления проектами не только фокусируется на задачах, но также имеет функции для управления временем, бюджетом и ресурсами. Функции управления временем могут включать синхронизированные или совместно используемые календари или планировщики команд. Функции управления бюджетом должны быть доступны через интегрированные отчеты по бюджету, отслеживание времени, выставление счетов и автоматическое выставление счетов. Управление ресурсами в программном обеспечении УП может включать управление не только временем и доступностью персонала, но также местами, объектами и другими ресурсами.

Перечисленные функции являются наиболее важными для управления проектами, но также часто встречаются во многих продуктах. Если вашей команде или организации требуются дополнительные функции для конкретных или более сложных проектов, вы можете использовать расширенные инструменты визуализации для создания отчетов или интеграцию API для подключения к приложениям, которые вы уже используете. Другие функции, которые становятся все более важными, — это те, которые выполняют анализ рисков, отслеживание проблем и отчетность о расходах. Имейте в виду, однако, ваши самые важные требования, потому что ваш выбор программного обеспечения УП всегда должен быть основан на нем.