Что такое система электронного документооборота и почему это нужно.
Различные субъекты экономики могут продолжать хранить бумажные документы, но уже в ближайшее время процесс цифровизации безвозвратно изменит это. На оцифровку бумажный документов и поддержание их в виде, пригодном для управления, необходимы значительные усилия, но это в свою очередь позволит расширить зону использования системы электронного документооборота.
В России наиболее популярным для осуществления ЭДО является система “Контур.Диадок”. Выбор в пользу данной системы многие пользователи сделали основываясь на предыдущем опыте взаимодействия с продуктами СБК Контур, такими как электронная отчетность, сверка НДС, услуги удостоверяющего центра по выдаче электронной подписи и прочие. Также повлияли на выбор рекомендации контрагентов, которые уже использовали Диадок, об этом можно судить по высокому показателю NPS — индекс готовности рекомендовать, отражает лояльность своих потребителей. Более того, Российское государство развивает процесс цифровизации и на законодательном уровне, что представлено в следующих нормативно-правовых актах:
- Налоговой Кодекс РФ; [1]
- Указ Минфина России от 10.11.2015 № 174H «Об утверждении Процедуры выставления и получения счетов-фактур в соответствующей форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи»; [2]
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» [3]
- Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820
«Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» [4]
«Об утверждении формата документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах» [5]
Рассмотрим подробнее из чего состоит управление ЭДО
Очевидно, что управление ЭДО включает в себя то, как различные организации хранят, управляют и отслеживают электронные документы. Управление документами позволит контролирующим органам получать, отслеживать, хранить электронные документы такие как PDF-файлы, текстовые файлы и цифровые изображения бумажного контента. Помимо этого управление документов подразумевает использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученной с помощью сканера документов. Система автоматизации документооборота представлена в виде программного обеспечения, которое контролирует и организует документы по всем её участникам, а также включает получение и обработку контента, рабочего процесса, поддерживает систему вывода и поиска информации.
Рассмотрим каковы преимущества использования ЭДО.
Организации могут извлечь выгоду из ЭДО различными способами. Многие участники ЭДО, особенно крупные, распространяют документы на большие расстояния, в несколько мест и в различные хранилища, такие как публичные или частные сети, общие облачные хранилища, жесткие диски, системы электронной почты.
Но не стоит забывать, что некоторые информационные хранилища представляют угрозу. Организации сталкиваются с высоким риском повреждения или потери файлов, ошибок, утраты местоположения важных документов.
ЭДО помогает структурировать документы и легко искать их.
Путем последовательного использования метаданных в масштабах всего предприятия и классификации и категоризации контента можно значительно повысить эффективность поиска и сделать возможным поиск по нескольким “подборкам” материалов, которые распределены по нескольким репозиториям.
Кроме того, система ЭДО может интегрировать разрозненные документы для повышения контроля, доступа и эффективности процессов. Системы управления документами экономят время и деньги для организаций и помогают им отслеживать конфиденциальные документы и информацию о том, кто к ним обращался. Это особенно важно для тех участников, которые обрабатывают конфиденциальную или секретную информацию.
Особенности работы ЭДО.
На качество функционирования влияют такие факторы, как: размер участников документооборота, подход к технологиям и управлению рисками предприятия (централизованный, децентрализованный или распределенный), существующая технологическая инфраструктура, а также ожидаемые изменения в информационной архитектуре, наличие IT-персонала, набор навыков, необходимых для разработки операционной стратегии управления рисками организации
Основные шаги, которые необходимо предпринять при оценке коммерческого программного обеспечения ЭДО или риск-менеджмента, включают определение требования субъектов, взвешивания критериев и создание руководства по оценке, саму шкалу оценивания и оценку продуктов поставщика
Особое внимание стоит уделить внедрению ЭДО в банковский сектор.
Очевидно, что банковский сектор является одним из наиболее автоматизированных в мире и в РФ. Для банков разработано значительное количество программных обеспечений. Например, финансово-учетные системы, системы поддержки принятия решений(DSS); система планирования корпоративных ресурсов(ERP); системы управления взаимоотношениями с клиентами(CRM); исполнительные информационные системы(ESS) и другие. Помимо этого используются такие фундаментальные ПО, как система безопасности, система управления базами данных, аппаратное обеспечение банкоматов и терминалов. Не стоит забывать о набирающем популярность онлайн-банкинге и его особенностях и требований к ПО.
Организации, уже перешедшие на электронные системы управления документооборотом, имеют преимущества. [6]
Рассмотрим причины, по которым можно прийти к такому выводу:
- Минимизация рисков при аудите.
Сам процесс аудита на данный момент является практически полностью автоматизированным. Единственный элемент процесса аудита, который нельзя заменить на технику — профессиональное экспертное мнение аудитора, которое необходимо при вынесении аудиторского заключения (professional judgment). Остальные же этапы, а именно сбор информации и перенос ее из базы аудируемого лица в базу аудитора, автозаполнение, взаимоувязка документов, а между ними проведение инвентаризации и изучение копий-сканов документации. Безусловно, автоматизация не может полностью заменить привычную аудиторскую проверку, потому что весь процесс проверки — это общение аудитора с руководством и должностными лицами компании. В конце концов, аудит — это экспертная деятельность и без мнения аудита в качестве эксперта обойтись нельзя. Но зато частичная автоматизация может сократить затраты аудитора на проведение проверки, например, работа онлайн, в случае если она проводится в команде, существенно сокращает время обсуждения проблем и исправления общих ошибок, использование ПО для определения рисков также снижает шанс недостоверности аудиторской проверки, помимо этого аудитор может работать как с РБСУ, так и с МСФО намного удобнее и быстрее благодаря технологиям. Кроме всего прочего, в случае работы в команде, каждому сотруднику выдается электронная подпись, которая повышает уровень личной ответственности каждого сотрудника, а значит, качество аудита и время его проведения значительно возрастает.
- Повышение подотчётности.
Внедрения ЭДО позволит упростить основные бизнес-процессы банка путем исключения ручной маршрутизации документов в обыденных процедурах и тем самым, высвободить часть трудовых ресурсов. Вместе с этим будет получено и более эффективное управление бизнес-процессами за счет возможности следить за качеством и сроком выполнения установленных указаний.
- Консолидация данных из других систем
Значительным препятствием в стандартизации процессов является невозможность получить единообразный доступ к данным из различных систем. То есть даже в случае, когда финансовые организации перешли на ЭДО не исключается вероятность трудностей с доступом к корпоративной информации, а значит компания рискует недополучить отдачу от инвестирования в технологии. Стоит отметить, что на рынке уже существуют системы контроля документооборота, которые обладают гибким инструментарием и способны интегрировать с другими системами.
Тем не менее не стоит забывать основные недостатки/риски, с которыми можно столкнуться при ведении ЭДО в банковской сфере:
- человеческий фактор при оцифровке большого объема документов
- недоверие со стороны клиентов
- риск похищения информации из баз данных
- риск подделки документов
Зачастую организации на пути внедрения ЭДО в свою работу сталкиваются с некоторыми трудностями на этапах перевода бумажного документооборота в электронный вид:
- постановка цели и задач автоматизации
Чаще всего — это цель оптимизации рабочих процессов, повышение эффективности. Именно на этом уровне уже важно понимать, что весь процесс диджитализации может вызвать затруднения особенно в технической составляющей.
- предпроектное обследование
На этом этапе важно сделать ревизию уже имеющихся документов на бумажных носителях, изучить требования к ним, понять процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД). Необходимо понять, как и в каком объёме будут передаваться документы партнерам, контрагентам, филиалам и другим заинтересованным лицам. И самое главное — нужно выявить те отделы, которые наиболее остро нуждаются во внедрении ЭДО. В конце данного этапа нужно собрать все полученные сведения вместе и провести комплексный анализ имеющихся показателей.
- оптимизация процессов документооборота
На этом шаге нужно систематизировать саму работу с документами, чтобы внедрение ЭДО оказалось эффективным. Если до этого на предприятии не было принято каких-либо стандартов документооборота, то их необходимо создать, принимая во внимание требования ГОСТ Р 15489.
- Разработка проекта автоматизации
Нужно составить схему процесса управления документами, прописывание путей передач документов, сканов-копий, их порядок и очередность согласования, возможность рассмотрения совместного использования и работы с документами ответственных лиц. Определить права работников относительно доступа и пользования корпоративными данными. По итогу должно быть составлено частное техническое задание.
- Кастомизация типовой конфигурации
Доработка ПО для конкретной организации.
- Внедрение
Установка ПО на рабочих ПК, ознакомление с интерфейсом, а также возможное создание электронной подписи.
- Создание электронного архива
Даже электронные документы требуют определённого объёма памяти для их хранения, которое обусловлено нормативно-правовыми актами.
- Интеграция с другими системами
Внедрение ЭДО не исключает наличия других программ для обеспечения деятельности бизнес — процессов, которые требуют тесной взаимосвязи для эффективной работы предприятия.
- Обучение персонала
Проведение обучения для сотрудников, а также разработка руководств для пользователей.
- Контроль работы
Регулирование работы ЭДО, исправление недочетов и недоработок, в случае если такие выявляются после установки ПО.
Главные функции систем электронного оборота документов состоит в основном в том, чтобы регистрировать новые документы, контролировать уже имеющиеся в базе документы, а также свободное и легкое создание необходимых документов на базе готовых шаблонов и образцов.
Цифровизация банковских документов необходима для большей части деятельности банка, а именно: прохождение процедуры аудита, управление внутренними бизнес-процессами, оформление отчетностей различных уровней.
Теперь мы можем ответить на вопрос: “Почему банкам необходима СЭД?”
Данная система поможет разрешить целый ряд задач:
- контроль за исполнением дисциплины
- автоматизация бизнес-процессов и задание маршрутов движения документов
- автоматизация управленческого, кадрового, хозяйственного, юридического документооборота компании
- автоматизация делопроизводства, электронной канцелярии
- автоматизация управления совещаниями
- консолидация документов из различных систем
- замена устаревших систем на единую, современную и эффективную систему электронного документооборота.
Таким образом, внедрение ЭДО в банковской сфере сейчас крайне необходимо как для крупных организаций, так и для небольших, иначе в современном мире, где существует огромный информационный поток, который невозможно хранить в бумажном виде без риска потерь информации и с большей вероятностью сохранения необходимых данных, чрезвычайно трудно выдержать конкуренцию. Но несмотря на практически обязательный характер внедрения ЭДО, потому как иначе банк не сможет соответствовать требованиям современного клиента и осуществлять деятельность с контрагентами, любая организация должна предусматривать определенные риски, связанные с самим процессом внедрения и дальнейшей реализации и организации документооборота в электронном виде.
Список литературы
- Налоговый кодекс Российской Федерации [Текст]: НК РФ от 31 июля 1998г. // КонсультантПлюс
- Об утверждении Процедуры выставления и получения счетов-фактур в соответствующей форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи [Текст]: Указ Минфина России от 10.11.2015 № 174H // КонсультантПлюс
- «Об электронной подписи» [Текст]: федер. закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ // КонсультантПлюс
- «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» [Текст]: приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820 // КонсультантПлюс
- «Об утверждении формата документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах» [Текст]: приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16 // КонсультантПлюс
- Тарасова Е.Г. Этапы внедрения электронного документооборота / Е.Г. Тарасова – Инфоблог (https://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8561/)
- Nalogovyj kodeks Rossijskoj Federacii [Tekst]: NK RF ot 31 ijulja 1998g. // Konsul’tantPljus
- Ob utverzhdenii Procedury vystavlenija i poluchenija schetov-faktur v sootvetstvujushhej forme po telekommunikacionnym kanalam svjazi s is-pol’zovaniem usilennoj kvalificirovannoj jelektronnoj podpisi [Tekst]: Ukaz Minfina Rossii ot 10.11.2015 № 174H // Konsul’tantPljus
- «Ob jelektronnoj podpisi» [Tekst]: feder. zakon ot 06.04.2011 № 63-FZ // Konsul’tantPljus
- «Ob utverzhdenii formata scheta-faktury, formata predstavlenija do-kumenta ob otgruzke tovarov (vypolnenii rabot), peredache imushhestven-nyh prav (dokumenta ob okazanii uslug), vkljuchajushhego v sebja schet-fakturu, i formata predstavlenija dokumenta ob otgruzke tovarov (vy-polnenii rabot), peredache imushhestvennyh prav (dokumenta ob okazanii uslug) v jelektronnoj forme» [Tekst]: prikaz FNS Rossii ot 19.12.2018 № MMV-7-15/820 // Konsul’tantPljus
- «Ob utverzhdenii formata dokumenta, neobhodimogo dlja obespechenija jelektronnogo dokumentooborota v otnoshenijah, reguliruemyh zakonoda-tel’stvom o nalogah i sborah» [Tekst]: prikaz FNS Rossii ot 18.01.2017 № MMV-7-6/16 // Konsul’tantPljus
- Tarasova E.G. Jetapy vnedrenija jelektronnogo dokumentooborota / E.G. Tarasova – Infoblog (https://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8561/)
