В ходе исследования деятельности отдела внеэфирного промо удалось выявить ряд проблем, которые необходимо устранить автоматизацией управления проектами посредством внедрения «Битрикс24».
- Недостаточное внимание к регламентации деятельности сотрудников отдела. При планировании проекта руководитель составляет план реализации проекта и ролевые функции команды проекта, которые представляют из себя распределение основных блоков деятельности по каналам продвижения. Для того, чтобы распределить конкретные задачи и подзадачи по проекту между собой, сотрудники вынуждены постоянно уточнять и согласовывать информацию между собой и руководителем. Это приводит к целому ряду системных сбоев, недопониманий между сотрудниками, повторяющихся задач, которые весомым образом снижают эффективность и скорость выполнения проекта.
- Распределение ответственности по проектам и команды проекта принимается руководителем отдела, который не всегда в курсе загруженности сотрудников в других проектах параллельно. Это может приводить к накладыванию задач и очень высокой концентрации ответственности у ограниченного круга сотрудников, либо к более продолжительному согласованию и планированию проекта. Оба варианта влияют на эффективность и сроки проекта.
- Необходимость утверждения решений почти по всем вопросам отнимает у руководителя и сотрудников слишком много времени на рассмотрение второстепенных вопросов, что также замедляет ход выполнения проекта либо приводит к тому, что в силу вступают недостаточно проработанные решения. На уровне всего подразделения, реализующего проект, контроль осуществляется в основном за сроками и финансово- экономическими показателями. Критерии качества промежуточных результатов выполнения проекта определяются недостаточно подробно.
- Так как множество проектов отдела внеэфирного промо по продвижению телевизионных продуктов реализуются параллельно, сотрудникам проблематично отсортировывать задачи по различным проектам, это часто приводит к путанице и повторно выполненным задачам.
- Координация взаимодействий между сотрудниками регламентирована лишь частично, основная часть взаимодействий осуществляется через почту, но также большая часть коммуникаций сосредоточена на уровне личных связей. При передаче материалов для рассмотрения и доработки необходимо постоянное поддерживать актуальность данной работы на уровне личных контактов с руководителем и сотрудниками. Неформальный порядок взаимодействия сотрудников между собой значительно снижает эффективность деятельности.
- Так как основное взаимодействие сотрудников сконцентрировано в виде отчетов и согласований и происходит через почту и личные контакты, это является очень большим недостатком в планировании сроков по задачам. При такой системе очень большая вероятность при работе сотрудников нарушить установленные сроки, так как отсутствует система напоминаний и четкое распределение сроков задач и подзадач по каждому проекту.
- На данный момент недостаточно продуман мониторинг за ходом реализации проекта руководителем отдела. Сотрудникам необходимо тратить лишнее время на то, чтобы составить отчеты о выполнении работ, согласование и внесение изменений в проект руководителем также отнимает дополнительное время, что напрямую влияет на скорость и эффективность хода реализации проекта.
- Составление отчетности о результатах каждого проекта осуществляется вручную сотрудниками отдела по их окончании. Составление похожих отчетов для всех проектов по продвижению также отнимает время и является деятельностью, требующей автоматизации.
Рассмотрев выявленные проблемы в управлении проектами отдела внеэфирного промо, можно сделать вывод, что для оптимальной работы необходима единая база информационного пространства, в которой будут работать сотрудники отдела. Также для ликвидации вышеперечисленных проблем необходимо автоматизировать и стандартизировать управление проектами, т.е. внедрить информационную систему по управлению проектами, которая будет соответствовать следующим требованиям [1]:
- быстрый обмен информацией (документацией) между участниками проекта;
- распределение задач между сотрудниками и назначение ответственных;
- возможность ведения сразу нескольких проектов и распределения задач по проектам;
- визуализация и наглядность проектов и задач сотрудников;
- контроль и отслеживание выполнения задач по проекту сотрудниками;
- работа с задачами в календарной сетке;
- автоматические создание отчетов и шаблоны отчетов;
- установление связей между этапами проекта.
Основные элементы системы «Битрикс24», которые нужны для автоматизации управления проектами и эффективной работы отдела внеэфирного промо, представлены в Таблице 1.
Таблица 1 — Элементы «Битрикс24» для автоматизации управления проектами
|
Элементы «Битрикс24» |
Характеристика |
|
Проекты |
Объединение группы задач в проекты, которые отображаются на отдельной странице с возможностью контролировать количество задач и процесс их исполнения, а также указывать сроки проекта. |
|
Работа с задачами |
Возможность быстро поставить задачи себе и подчиненным. Возможность поставить задачу по e-mail. А также автоматическое создание задач при помощи шаблонов и возможность ставить задачи с учетом времени. |
|
Чек-листы |
Возможность разбить большую задачу на подзадачи, что помогает упростить и организовать работу со сложными задачами. |
|
Канбан в проектах |
Виртуальная онлайн-доска для того, чтобы сделать работу с большими проектами простой и наглядной. Все задачи, выполняемые в рамках проектов, можно вручную распределять по стадиям, которые может самостоятельно определить руководитель проекта. Возможность перемещать есть и у исполнителей. У руководителя есть возможность отслеживать, на каком этапе работы находится та или иная задача. |
|
Диаграмма Ганта |
Организация работы с задачами в календарной сетке, на которой расположено визуальное представление продолжительности и крайних сроков по всем своим задачам. Есть возможность организовать связь задач в Диаграмме Ганта. |
|
Календарь |
На странице календаря есть возможность смотреть крайние сроки задач на календарной сетке. Интеграция «Битрикс24» с Google-календарем. Таким образом, упрощается планирование работы как в краткосрочной, так и долгосрочной перспективе. |
|
Контроль задач |
У руководителя есть возможность в реальном времени отслеживать все задачи подчиненных. |
|
Эффективность |
Для руководителя это важный инструмент оценки, как подчиненные справляются с задачами. Опираясь на эффективность, можно построить систему KPI в компании. |
|
Конструктор отчетов |
Отдельный модуль, который позволяет сотрудникам самим конструировать отчеты для разных объектов и в дальнейшем многократно их запускать. Отчеты изменяются в реальном времени, в зависимости от хода выполнения задач. |
|
Интеграция |
Интеграция «Битрикс24» возможна с: – MS Office, OpenOffice и LibreOffice; – GoogleDocs (документы); – MS Outlook и Google (контакты, календари); – продуктами MacOS, iOS, Android; |
Таким образом, информационная система «Битрикс24» решит ряд проблем управления проектами отдела внеэфирного промо. Проблемы отдела внеэфирного промо, которые поможет решить автоматизация управления проектами посредством внедрения «Битрикс24», представлены в Таблице 2.
Таблица 2 — Проблемы отдела внеэфирного промо, решаемые автоматизацией управления проектами посредством внедрения «Битрикс24»
|
Проблема |
Решение проблемы с внедрением «Битрикс24» |
|
Неорганизованная регламентация деятельности сотрудников и постановка задач |
Быстрая постановка задач каждому сотруднику в зависимости от проекта, использование шаблонов и учета времени. |
|
Необходимость утверждения решений по всем вопросам |
Сокращение времени на длительные принятия решений, так как согласования будут происходить оперативно в системе с отслеживанием действий в реальном времени. |
|
Отсутствие контроля занятости сотрудников |
Отслеживание всех задач сотрудников в реальном времени, их занятости и эффективности их работы. |
|
Недостаточно организованные взаимодействия между сотрудниками |
Оперативное взаимодействие между сотрудниками в живой ленте и в мобильном приложении, интеграция с почтой, быстрая постановка задач. |
|
Отсутствие четкого контроля за сроками выполнения задач |
Календарное планирование и Диаграмма Ганта позволят грамотно выстраивать процесс распределения сроков для каждого сотрудника. |
|
Отсутствие распределения задач по разным проектам |
Возможность разделять группы задач по проектам и представлять их в наглядном виде. |
|
Составление отчетности о результатах проектов происходит вручную |
Шаблоны отчетов позволят автоматически создавать похожие отчеты, а также быстро создавать новые в конструкторе. |
Таким образом основной целью автоматизации управления проектами отдела внеэфирного промо является организация единой виртуальной среды взаимодействий сотрудников и руководства по вопросам планирования, реализации и анализа проектов по продвижению. Ожидается что, благодаря внедрению системы управления проектами в отдел внеэфирного промо удастся достичь следующих результатов:
- увеличение количества успешных проектов;
- сокращение времени реализации проектов.
Следовательно, для отдела внеэфирного промо необходимо внедрение системы «Битрикс24» для автоматизации управления проектами с целью увеличения прибыли, сокращения затрат, а также для повышения эффективности работы сотрудников.
Использованные источники:
- Кравченко, Т.К. Управление требованиями при реализации ИТ-проектов / Т.К. Кравченко // Бизнес-информатика . 2013. №3 (25). – С. 63-71.
- Официальный сайт компании «1С-Битрикс» // URL: https://www.bitrix24.ru (дата обращения: 28.11.2019).
