Почта России — крупнейший федеральный оператор, чья сеть охватывает всю страну. Помимо доставки корреспонденции и посылок, каждое из 38 000 отделений реализует широкий ассортимент сопутствующих товаров — от канцелярских принадлежностей до средств гигиены. В среднем на одно отделение приходится от 400 до 700 SKU. Такой масштаб требует безупречного учёта, особенно при проведении регулярных инвентаризаций.

Задачи, стоявшие перед компанией

Процесс инвентаризации ранее был частично автоматизирован: подготовка документов происходила в «1С: Управление торговлей», но сам пересчёт выполнялся вручную. Сотрудники сверяли фактические остатки с бумажными описями или Excel-файлами, после чего результаты повторно вводились в систему. 

Эта схема порождала несколько критических моментов:

•          Ручной поиск позиций среди сотен наименований занимал значительное время.

•          Ошибки при вводе данных приводили к расхождениям с учётными записями и возврату документов на доработку.

•          Задержки в формировании отчётности мешали своевременному закрытию инвентаризации.

•          Отсутствие офлайн-режима затрудняло работу в удалённых отделениях с нестабильным интернетом.

«Когда мы делали инвентаризацию вручную, основной проблемой был поиск номенклатурной позиции — либо по наименованию, либо по штрихкоду через инвентаризационную опись. Это было неудобно: товары размещены по всему отделению — часть на складе, часть на витрине, — и приходилось постоянно носить с собой пакет документов или возвращаться к компьютеру», — Иван Балашов, руководитель направления автоматизации Почты России.

Именно эта рутинная, но критически важная операция стала отправной точкой для поиска системного решения.

Компания поставила перед собой чёткие цели:

•          Полностью автоматизировать пересчёт ТМЦ и регистрируемых почтовых отправлений (РПО).

•          Исключить использование бумажных носителей и Excel-таблиц