Контроль — это один из терминов, которым все интуитивно пользуются, но часто затрудняются дать его точное определение. При этом часто контроль путают с его «младшим братом» — мониторингом. В чем же разница?
Контроль (от фр. controle — проверка) — это процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов: установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке; измерение достигнутых результатов и их сравнение с ожидаемыми результатами; корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов
Контроль – это систематически протекающий процесс обработки информации, предназначенный для выявления различий между плановыми величинами и величинами, взятыми для сравнения, а также анализа выявленных отклонений.
Таким образом, мониторинг — это только часть контроля, важная, но не единственная. Ключевое отличие контроля от мониторинга в возможности принятия управляющих воздействий. Если вы можете только смотреть на ситуацию и более ничего — это не контроль, а мониторинг.
Рис. 1. Три составных элемента контроля
Контроль проекта — это непрерывный процесс в ходе проекта, посредством которого выявляются отклонения от плана и принимаются меры по предотвращению или преодолению этих отклонений. Причинами отклонений от плана могут выступать низкое качество плана, не четко определенные цели (цель не SMART) и нарушение границ проекта, внешняя среда.
Система контроля в проектном менеджменте должна обеспечивать:
1) мониторинг, т.е. наблюдение за всеми этапами реализации проекта;
2) отслеживание отклонений;
3) анализ последствий сложившейся ситуации;
4) обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.
Система контроля включает: предмет контроля (работы, сроки, стоимость, трудозатраты, качество, поставки, персонал и пр.); ответственных за работы, контроль, воздействие (это должны быть разные лица); регламенты контроля (периодичность, процедуры, способы оценки, шаблоны отчетов); воздействия (предупреждающие, корректирующие, исправляющие).
Необходимо учитывать то обстоятельство, что контроль должен охватывать все области проекта. Контроль может классифицироваться по следующим признакам:
1) по степени детализации (сплошной и выборочный);
2) времени осуществления (предварительный, текущий и заключительный);
3) источникам данных (документарный и фактический);
4) объему (полный и частичный);
5) функциональной принадлежности (производственно-технологический, финансово-экономический, экологический и пр.).
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Он включает в себя контроль трудовых, материальных и финансовых ресурсов с точки зрения установления требований к ним и предельных величин.
Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта. Он основан на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают следующие виды текущего контроля:
- времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);
- бюджета (уровень расходования финансовых средств);
- ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);
- качества (уровень качества работ).
Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом.
Рис.2. Подход к организации контроля проектов
Вся система контроля строится на основе анализа окружения проекта (или факторов контроля). Существует четыре основных фактора, на которые необходимо обратить внимание:
- Автор запроса. От кого поступил запрос на осуществление контроля? Если от топ-менеджмента, то это один контроль, если это чья-то личная инициатива, то другой.
- Важность и срочность проекта. Стратегически важный проект требует большего внимания, низкоприоритетный — меньшего.
- Сложность и масштабность проекта. В проекте высокой сложности больше подводных камней и больше опасность провала, а значит, необходим более плотный контроль.
- Профессионализм проектного менеджера. Менее опытный менеджер проекта нуждается в большем контроле и поддержке. Опытному проектному менеджеру контроль нужен меньше, более того, избыточный контроль будет его раздражать.
Дополнительные факторы, которые могут повлиять на построение системы контроля:
- величина бюджета проекта;
- длительность проекта;
- численность проектной команды;
- географическая распределенность команды и мест выполнения работ;
- количество вовлеченных подразделений компании;
- инновационность/проверенность используемых технологий;
- влияние на корпоративную инфраструктуру;
- масштаб предполагаемого изменения в бизнес-процессах;
- количество и глубина зависимости от других проектов;
- количество подрядчиков и субподрядчиков;
- стабильность окружения (отсутствие реорганизации в бизнес-подразделениях).
Необходимо всегда иметь в виду, что, помимо плюсов, контроль проекта несет за собой и существенные минусы.
- Потери времени. Следует учитывать, что любой контроль требует затрат времени как того, кого контролируют, так и того, кто контролирует. Чем больше глубина и тщательность контроля, тем выше трудозатраты.
- Необходимость принимать решения и ответственность за них. Контроль несет за собой необходимость принимать решения и, соответственно, нести ответственность за результаты этих решений. Уже нельзя сказать: «Ну вот они тут все напортачили. Меня на них не было…».
- Демотивация проектной команды. Мало что так раздражает работающего человека, как постоянный мелочный контроль. Если все плотно контролировать, члены проектной команды перестают чувствовать свою ответственность за результаты работы и теряют мотивацию. Контролировать так, чтобы никто не вздохнул — это сильнейший демотивирующий фактор. Особенно это гибельно для проектных менеджеров — придавленный, несамостоятельный руководитель проекта уже совсем не менеджер проекта. Менеджером проекта де-факто становится тот, кто осуществляет детальный контроль.
Учитывая все это, стоит сильно задуматься о том, насколько вам нужен контроль проектов и в каких ситуациях.
Использованные источники:
1.Губанова Е.В., Орловцева О.М. Проектный менеджмент: базовый курс: учебная программа. — Калуга, 2016. — 45 с.
- Проектный менеджмент: базовый курс: учебник / Полевой С.А., под ред. и др. — М.: КноРус, 2020. — 191 с.
- Разу, М. Л. Управление проектом: основы проектного управления / М. Л. Разу. — Москва: КноРус, 2018. — 755 с.
- Епремян Э.А., Губанова Е.В. Основы управления временными параметрами проекта, концепция управления проектом по временным параметрам. В сборнике: Инновационное развитие экономики. Будущее России материалы и доклады VI Всероссийской (национальной) научно-практической конференции. 2019. — С. 80-82.
