Использование современных информационных технологий стало одной из наиболее важных и устойчивых тенденций в развитии глобального образовательного процесса. Для области международных отношений информационные системы являются мощным инструментом, который позволяет управлять ключевыми процессами университета, более эффективно [1]. Существует несколько понятий об информационных системах, но одним из наиболее полных является понятие М,Р Когаловского: «Информационная система — это комплекс, который включает в себя компьютерное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические инструменты и информационные ресурсы, а также персонал из система и поддерживает динамическую информационную модель откуда-то в реальном мире для удовлетворения информационных потребностей пользователей. «[2]
Университет Сьенфуэгоса «Карлос Рафаэль Родригес» (UCF) является одним из институтов, составляющих кубинскую университетскую систему. Университет осуществляет деятельность в различных областях и имеет стратегические цели, одной из которых является процесс интернационализации, за который отвечает отдел международных отношений.
Основные направления деятельности, осуществляемые в рамках отдела международных отношений, сгруппированы в 4 группы:
- международные стипендии;
- миграционные процедуры;
- международные проекты;
- международные соглашения.
Для лучшего понимания процессов необходимо определить основные ресурсы, которые используются в каждом из процессов отдела. Таблица 1 показывает эти ресурсы подробно.
Таблица 1 — Описание ресурсов бизнес-процесса «Управление международной деятельностью в университете Сьенфуэгоса»
|
Наименование процесса |
Преобразуемые/ Преобразованные ресурсы |
Обеспечивающие ресурсы
|
Ресурсы по управлению
|
|
1) Международные стипендии |
|||
|
Рассмотрение документов и утверждение заявок |
Информация о стипендии и Информация о студента / Ответ студента |
Директор отдела, Ректор, MSOffice |
Правила и условия стипендии |
|
Подписание договора |
Информация о студенте и информация о стипендии / Юридический договор |
Специалист по иностранным ученым, MSOffice |
Договор для иностранных студентов |
|
Легализация иммиграционного статуса студента |
Заявление на легализацию статуса / Легализованная виза |
Департамент иммиграции |
Политика для иммиграционных процедур |
|
Контроль студентов |
Результаты обучения студента/ Оценка студентов |
Cпециалист по иностранным ученым, Факультет, MSOffice |
Политика для иностранных студентов |
|
Конец обучения |
Заявление на легализацию документов/ Легализованные документы |
MES и MINREX, специалист по иностранным студентам, почта |
Политика легализации документов |
|
2) Миграционные процедуры |
|||
|
Выполнять Заявление |
Личная информация учителя / Паспорт и Виза
Личная информация студента / Продленная виза
Документы для легализации / Легализованные документы |
MINREX и MES, Директор отдела, Департамент иммиграции, специалист по оформлению документов |
Политика легализации документов и иммиграционных процедур |
|
Отправить ответ |
Cтатус заявление/ Отзывы клиентов |
Cпециалист по оформлению документов, почта |
График работы |
|
3) Международные проекты |
|||
|
Утверждение проекта |
Информация о проекте/ Техническое задание |
MINREX, Университет-партнер, Специалист проекта, MSOffice |
Правила MINREX и MES, Правила, установленные при звонке |
|
Выполнение проекта |
Техническое задание/ Пожертвования, Научная деятельность, Квартальный отчет |
Учитель, Специалист проекта |
Условия подписаны в ТЗ |
|
Завершение проекта |
Квартальный отчет/ Письмо от закрытия проекта |
MINREX, Специалист проекта |
Правила MINREX и MES, Условия подписаны в ТЗ |
|
4) Международные соглашения |
|||
|
Разработать предложение по соглашению |
Выбранный университет/ Готовый шаблон |
Специалист по соглашению, Директор отдела |
Правила, установленные университетом-партнером, Правила MINREX и MES |
|
Подписание соглашения |
Информация о соглашении/ Подписанное соглашение |
Ректор, Университет-партнер |
Правила, установленные университетом-партнером, Правила MINREX и MES |
|
Декларация действий, которые должны быть выполнены |
Подписанное соглашение / Документ с деятельностью |
Специалист по соглашению, Университет-партнер |
Правила, установленные университетом-партнером |
|
Выполнить действия |
Документ с деятельностью / Академические поездки, Научная деятельность |
Специалист по соглашению, Университет-партнер |
Правила, установленные университетом-партнером, Правила MINREX и MES |
Система будет иметь базу хранения информации и подсистемы ввода–вывода данных, предусматривающих web-интерфейс работы пользователя с ними. Система будет поддерживать разграничение прав доступа с возможностью формирования групп пользователей и присвоение группе и каждому пользователю определенных полномочий на доступ к данным Системы. Разрабатываемая система будет включать организационные и технические модули, которые гарантируют работу системы, каждый из которых объединяет подсистемы в соответствии с ее назначением:
1- модуль администрирования
а) система контроля доступа;
б) управление пользователями.
2- модуль управления информацией
- вся информация о проектах, соглашениях, программах и иностранных студентах управляется этим модулем. кроме того, выполняются все услуги по оформлению документов, предлагаемые отделом.
3- модуль отчетов
- отчеты о каждом процессе.
Программное обеспечение — на стороне сервера Apache будет использоваться как веб-сервер, а Mysql — как система управления базами данных, а на стороне клиента — любой из существующих на рынке браузеров. Аппаратные средства — все компьютеры, участвующие должны быть подключены к сети университета и соответствовать минимальных требований, предъявляемых к ним, относятся: процессор Pentium 4 на 3 ГГц и 512 Мб оперативной памяти.
Использованные источники
- Efremov, O. V., & Beljaev, P. S. Informacionnye sistemy v nauke, obrazovanii i biznese.2006. http://www.tixm.tambov.su/book/elib/pdf/2006/efremov2.pdf
- Kogalovskij, M. R. Perspektivnye tehnologii informacionnyh sistem. 2003. http://www.ipr-ras.ru/articles/ptis.htm
