УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ И МЕТОДЫ ЕГО ЭФФЕКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РУКОВОДИТЕЛЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ ПИТАНИЯ

Многие современные ученые считают, что время является ресурсом, которого всегда не хватает, который быстро проходит и невозможно купить. Именно поэтому, чтобы правильно использовать время, уметь управлять им и стать успешным, руководителю ресторана в бизнесе, следует исследовать основные принципы тайм-менеджмента с целью его применения и повышения эффективности работы и соответственно бизнеса.

          По данным международной консультационной компании «Chipin&Partner» каждый человек тратит впустую больше трети своего времени (примерно 80 дней в год) и, естественно, бесполезно тратится не только личное время, но и рабочее. Поэтому, без внедрения тайм-менеджмента на предприятии не обойтись. Ведь, как известно, время-это деньги [1, 4, 8].

Термин «тайм-менеджмент» происходит от англ. time management — «управление временем». Под тайм-менеджментом понимается набор правил, практик, навыков, инструментов и систем, совместное использование которых позволяет более эффективно использовать свое время и, в перспективе, улучшить качество жизни [3, 5, 9].

Для того, чтобы четко понимать все составляющие тайм-менеджмента, нужно усвоить его основные четыре принципа:

1. Расстановка приоритетов (на первом месте наиболее важное задание, а на последнем — второстепенные, которые не существенно влияют на достижение конечной цели).
2. Умение работать с целями (перед каждым заданием в процессе работы следует четко формировать цель, которая будет реальной, конкретной и иметь конкретный срок реализации. Все поставленные цели должны быть взаимосогласованными).
3. Знание инструментов планирования (следует исследовать или открыть для себя самые эффективные методы и инструменты планирования времени, сил, задач или действий. Это могут быть записи в дневнике или календаре, специально составленные планеры).
4. Выработка привычек (постоянное повторение одинаковых действий, что способствует автоматизации при принятии решений и является показателем успешного усвоения тайм-менеджмента).

С целью обоснования целесообразности привлечения тайм-менеджмента в работе руководителя ресторана необходимо провести хронометраж его рабочего времени.

Хронометраж следует проводить в течение нескольких рабочих дней, чтобы проанализировать методы, которые использует руководитель во время управления рестораном и выделить причины возникающего дефицита времени. Тревожные симптомы, которые указывают на нехватку времени и неверное его использование характеризуются следующими признаками: большой поток рутинных дел, которые не дают возможности выполнять основные задачи; работа не по своему профилю, должностью; несвоевременное изучение документации, рабочих распоряжений; работа после работы, дома; помехи в работе (постоянные звонки, посетители) и другое.

На рисунке 1 представлена диаграмма примерного распределения рабочего времени руководителя ресторана (См. рис. 1).

Рисунок 1- Примерное распределение времени руководителя  ресторана

Согласно рисунка 1, около 70% рабочего времени связано с выполнением должност­ных обязанностей, 10% — направлено на обучение, 15% — на индивидуальное развитие и 5 % — на работу с командой.

Большую  часть  рабочего времени сотрудник тратит на выполнение своих не­посредственных обязанностей. Примерно 30% времени — профессиональному и личностному раз­витию, работая в коллективе или самостоятельно. В данном рисунке 1, «работа в ко­манде» подразумевает участие в ролевых играх, тренингах и групповых занятиях ра­ботников.

Следует также отметить, что внедрение программы тайм-менеджмента должно сопровождаться созданием института наставничества и изменением системы мотивации.

Часто после анализа рабочего времени руководителя начинают применять такой термин, как «поглотители времени». Если детально изучать структуру таких основных «поглотителей времени», то можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов.

Основными причинами, заставляющими ресторатора тратить свое время зря, признаны: телефонные звонки; посетители, которые жалуются на работу персонала или заведения в целом; плохо организован обмен информацией между персоналом; проблемы с компьютерами, кухонными приборами, интернетом и другой техникой, которая присутствует в заведении [3, 7, 11].  

         Проблему нехватки времени можно преодолеть, придерживаясь следующих правил: объединение программ, большинство программ могут быть объединены в одну; доверять работникам самостоятельно распоряжаться личным временем; перерыв — ценная часть рабочего времени, ослабляя часовой натиск, можно получить куда более производительную качественную работу; научить людей избавляться от ненужной делать, необходимо провести анализ и удалить большинство не нужных функций; отказ от политиканства. Очистка компании от политиканства и бюрократического «мусора» освобождает до 20% временного ресурса [2, 6, 10].

В своей деятельности следует выработать ряд рекомендаций по физическому обустройству рабочего места на основании рекомендаций Дэвида Аллена [2]:

Во-первых, — ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации – следует организовать картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно прикрепить всю документацию и другие материалы по проекту. Их необходимо оформить  даже для дел, где существует всего лишь один документ.

Во-вторых, – «43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция — напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров руководитель ресторана договорился в конце июня представить клиенту отчет и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку руководитель кладет документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числам, также следует разместить записи о звонке и сдаче отчета. Каждый день необходимо начинать с ознакомления с содержимым папки. В отличие от дневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

В третьих, — 4 типа списков дел. Также руководителю следует использовать усовершенствованную модель списка дел. Суть идеи заключается в дифференциации задач, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего необходимо вести  запись четырех списков:

1. Следующие действия. В этот список необходимо записывать вещи, которые нужно сделать в ближайшей перспективе. Далее, необходимо его редактировать, внося ежедневно записи.
2. Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными друг с другом действиями и на выполнение которых нужно не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегированы мной или требует воздействия внешних факторов. Их также систематически проверяю (как минимум раз в неделю).
4. Когда-нибудь / может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее.

Таким образом, внедрение тайм-менеджмента в рабочем дне руководителя ресторана оказывается эффективным только в случае комплексного подхода к процессу управления временем в отдельно взятом ресторане. Для эффективного применения тайм-менеджмента важно придерживаться всех ее принципов и учитывать все сложности, которые могут возникнуть при этом. Качественное соблюдение всех этапов управления личным временем непременно дадут положительный результат в работе ресторатора.

Список литературы

1. Адаир Д.А. Искусство управлять людьми и самим собой / Адаир Д.А — М.: Изд- во Эксмо, 2016. — 656 с.
2. Аллен Д. Как привести дела в порядок искусство продуктивности без стресса. [Электронный ресурс]. URL: https://www.bookvoed.ru/book?id=6055975  (дата обращения: 17.02.2020).
3. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / Архангельский Г.А. — М.: АиСТ-М, 2013. — 190 с.
4. Вахитова А.З., Иванов И.А., Кузяшев А.Н., Рыбкина Е.К.    Актуальные вопросы проектирования рабочего места //  Научный электронный журнал «Меридиан».  2019. № 15 (33). С. 279-281.  [Электронный ресурс]. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=41579630 (дата обращения: 17.02.2020).
5. Кузяшев А.Н., Саитгареева Р.Ш. Перспективы внедрения механизмов реинжиниринга бизнес-процессов в современных предприятиях // Научный электронный журнал «Меридиан». 2019. № 13 (31). С. 96-98. [Электронный ресурс]. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=41508795 (дата обращения: 17.02.2020).
6. Кузяшев А.Н., Утяшев А.Т. Методы подбора персонала в организации: проблемы и пути их решения // Экономика и бизнес: экономика и практика. Международный ежемесячный научный журнал, № 11-2 (57), ноябрь 2019 г. С. 42-45. DOI: 10.24411/2411-0450-2019-11347 [Электронный ресурс]. URL:  https://elibrary.ru/item.asp?id=41593088 (дата обращения: 17.02.2020).
7. Минеева Р.Р., Кузяшев А.Н. Актуальные вопросы, связанные с оценкой персонала // Научный электронный журнал «Меридиан». 2019. № 14 (32). С. 114-116. [Электронный ресурс]. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=41518917 (дата обращения: 16.02.2020).
8. Минзарипова Евгения Федоровна, Кузяшев Азат Нургалеевич, Рахматуллин Юлай Ялкинович. Актуальные вопросы, связанные с целями карьерного развития // Научный электронный журнал «Меридиан». 2020. № 3 (37). С. 153-155. [Электронный ресурс]. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=41852118  (дата обращения: 17.02.2020).
9. Пайдиев К.Е., Кузяшев А.Н. Профессионализм и возраст // Colloquium-journal. 2019. № 25-4 (49). С. 65-67. [Электронный ресурс]. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=41522759 (дата обращения: 17.02.2020).
10. Решетников М.А., Кузяшев А.Н. Актуальность теории Адама Смита // Научный электронный журнал «Меридиан». 2019. № 15 (33). С. 783-785. [Электронный ресурс]. URL:  https://elibrary.ru/item.asp?id=41579652 (дата обращения: 17.02.2020).
11. Саитгареева Р.Ш., Кузяшев А.Н. Современный подход менеджмента к проблемам российских промышленных предприятий // Научный электронный журнал «Меридиан».  2019. № 13 (31). С. 21-23. [Электронный ресурс]. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=41508769 (дата обращения: 17.02.2020).