ПРИМЕНЕНИЕ МАТРИЦ ОТВЕТСТВЕННОСТИ КАК ИНСТРУМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРОЕКТИРОВАНИИ ЗДАНИЙ И СООРУЖЕНИЙ

Что такое Матрица Ответственности? Для начала следует привести точное определение этого инструмента: «Матрица  ответственности  (МО)  —  таблица,  показывающая  ресурсы  проекта, назначенные для каждого пакета работ. Она используется для отображения связей между пакетами работ или операциями и членами команды проекта.» [1, 289]. Одна из разновидностей Матриц Ответственности — Матрицы RACI, аббревиатура расшифровывается как «Responsible, Accountable, Consulted, Informed (Исполнитель, Утверждающий, Консультант, Информируемый)»

Матрицы Ответственности являются документами, описывающими связи между процессами и участниками этих процессов. Они помогают менеджером оптимизировать кадровые решения и распределять задачи между сотрудниками, назначать различные роли, необходимые для успешного выполнения процесса.

МО могут быть выполнены в разных форматах. В текстовом формате, например – должностная инструкция, в краткой форме описываются обязанности, полномочия, компетенции и тд. В табличном формате, например – матрица RACI. В табличной форме можно весьма наглядно продемонстрировать как каждый член команды связан с конкретным процессом и с остальными членами команды; кто за что ответственен, перед кем отчитывается, кто проверяет, кто кого консультирует, кто должен быть осведомлен ходом процесса и тд [2, 2].

Рисунок 1. Матрица RACI (1, стр. 289)

Инструмент МО может решать ряд управленческих проблем. В проектах, требующих большого количества участников, могут возникать неясности в определении ролей и обязанностей каждого отдельного члена команды. Также участники могут конкурировать друг с другом за выполнение какой-либо задачи. Не всегда является понятным, кто должен контролировать ход выполнения команды исполнителем. Кто может помочь в некоторых вопросах, которые могут возникать в процессе. Так же может возникнуть проблема отсутствия ответственности за какую-либо задачу (либо наоборот нерациональное пересечение зон ответственности разных участников.

В данной статье рассматривается применение инструмента матрицы ответственности в при реализации инвестиционно-строительных проектах. Отличительными особенностями именно строительных проектов являются: длительность реализации (может достигать нескольких лет), уникальность каждого отдельного проекта даже с учетом применения типовых решений, высокая стоимость всего проекта в целом и каждых отдельно принятых решений.

Весь жизненный инвестиционно-строительных проектов принято делить на четыре основные фазы: Концепция, Планирование, Строительство, Завершение.

Известно, что большая часть средств на реализацию проекта тратится при фазе «Строительство». Но величина этих трат определяется на предыдущей фазе – «Планирование». Важной частью фазы «Планирования» является процесс проектирования здания или сооружения. Именно на этой стадии определяются основные параметры проекта: объемно-планировочные решения, используемые материалы и технологии, методы возведения и тд. Несмотря на то, что сам процесс проектирования с точки зрения затрат не является весомым, относительно всего проекта, ошибки, неточности, неучёт всех деталей проекта могут привести к значительным проблемам и большим затратам во время основной фазы – строительства. Таким образом грамотное управление на стадии проектирования является важным звеном в цепи, ведущей к успешной реализации инвестиционно-строительного проекта.

Какие проблемы с точки зрения управления могут возникать на стадии проектирования? Основная сложность при проектировании – обеспечение одновременного удовлетворения большого количества требований (со стороны органов экспертизы и стороны заказчика) различного характера: требования к планировочным решениям, свойствам и габаритам несущих конструкций, требований к ко всем инженерным системам (отопление, вентиляция, кондиционирование, электрические сети, водоснабжение, газоснабжение, водоотведение), требования пожарной безопасности, технологические требования в зависимости от назначения здания и тд. Если одно из подобных требований не будет учтено на стадии проектирования, это вызовет большие сложности непосредственно на строительной площадке, что повлечет серьезное удорожание проекта.

Отягчающим обстоятельством является то, что почти все требования к зданиям и сооружениям оказываются взаимосвязанными и взаимозависимыми. Например, при изменении планировочных решений, для удовлетворения требований к габаритам помещений, могут сдвигаться несущие конструкции, а это приведет к невозможности подведения инженерных сетей и оборудования, перестанут выполнятся требования к путям пожарной эвакуации и тд. Кроме того, следует отметить, что при проектировании зданий задействуются сотрудники большого количества специальностей, ответственных за каждый раздел. Из чего можно сделать вывод, проектирование (с точки зрения управления) —  сложный и непрерывный процесс, задействующий большое количество персонала. Перед управленцем стоит задача: обеспечить слаженность и точность действий сотрудников всех подразделений.

Управленческий инструмент способный помочь для выполнения это задачи – матрица ответственности. Из обширного опыта проектирования известно какая информация необходима специалистам от их коллег. Ее возможно уместить в наглядной матричной форме.

В табл. 1 представлена примерная матрица ответственности для контроля за процессом проектирования. По ней можно наглядно рассмотреть, как специалисты различных подразделений должны взаимодействовать друг с другом. В первом столбце указывается подразделение от которого должна поступить информация, а в первой строке – куда должна поступить соответствующая информация. Следует отметить, что приведенная матрица несколько условна и в реальном проекте будет более насыщенна информацией и может составляться гораздо детальнее и индивидуальнее для каждого отдельного проекта.

Как видно из таблицы, имеется возможность строго определить обязанности различных подразделений о приеме и передаче информации, что позволит предотвратить ситуацию, в которой необходимая информация не доходит до смежных специалистов. Следовательно, при использовании подобного инструмента заметно снизится вероятность ошибок во время проектирования, что в значительной мере оптимизирует сам процесс и позволит избежать возможных непредвиденных разногласий в проектной документации различных разделов на стадии строительства.

Кроме этого, представленную матрицу можно усовершенствовать по описанной выше методике RACI. Имеется возможность назначить роли среди сотрудников различных подразделений – ввести исполнителей, утверждающих (те, чьи требования к проекту будут главенствующими в проекте), консультирующие роли (в чьи обязанности входит консультирование коллег из смежных подразделений о принятых в своем подразделении проектных решений), информируемые (если информация напрямую не требуется специалисту, но он может ориентироваться на нее в процессе проектирования).

Также, предложенную матрицу можно накладывать на календарный график Ганта, составленный управленцем. Это позволит каждую ячейку матрицы строго связать с временным промежутком, в который соответствующая информация должна попасть к адресату. Что облегчит планирование проектирования в целом и введет сотрудников в контролируемые временные рамки.

Описанные выше методики могут значительно усовершенствовать подход к работе в сфере проектирования. Так как они позволяют весьма наглядно определить обязанности каждого отдельного сотрудника, отдельного подразделения, описать порядок и принцип взаимодействия с другими специалистами, вписать эти обязанности в конкретные временные пределы. И при этом минимизировать вероятные ошибки и разногласия в проектной документации.

Литература

1. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOOK)
2. Электронный научно-экономический журнал «Стратегии бизнеса» №4(6) 2014. Оптимизация распределения полномочий и ответственности по методике RACI. Налбандян Г.Г., Кушниренко Е.Б.
3. Управление инвестиционно-строительными проектами. Основы управления инвестиционно-строительными проектами. С.В.Бовтеев
4. Управление инвестиционными строительными проектами на основе Primavera® Учеб. пособие / С.В. Бовтеев и др.; под ред. С.В. Бовтеева и А.В. Цветкова. — М.; СПб.: СПбГАСУ; М.: ЗАО «ПМСОФТ», 2008. — 464 с.: ил.
5. ТРД 11-501-2004 «Порядок проектной подготовки капитального строительства в Санкт-Петербурге»