ОБЗОР СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Система автоматизации документооборота – автоматизированная система, организовывающая работу с электронными документами организации, позволяющая создавать, изменять, хранить документы и обеспечивающая возможность взаимодействия между сотрудниками в виде передачи документов, формирования заданий и уведомлений. 

Внедрение подобных систем на предприятии обуславливается потребностью оптимизации бизнес-процессов: снижаются затраты на создание, обработку, поиск документов, обеспечивается оперативный доступ к информации, настраиваются права доступа к тем или иным документам. Современные системы автоматизации документооборота имеют возможность интеграции с существующей учетной системой и не привязаны к узкой отраслевой специализации.

Классификация может быть условной, но в данном случае она выполнена исходя из предоставляемого системой функционала:

1. Системы автоматизации делопроизводства в организации;
2. Системы электронной архивации;
3. Системы автоматизации бизнес-процессов;
4. Системы управления корпоративным контентом.

Системы автоматизации делопроизводства в организации внедряются в организациях, где жестко определены правила документооборота, например: ясен набор документов, которые находятся в системе и ясны участники процессов, а значит понятен порядок согласований документов. Такие системы обеспечивают работу со входящей и исходящей корреспонденцией, организовывают движение документов в компании, содержат архив документов и обеспечивают работу с документами от клиентов. Данный класс систем является на данный момент наиболее распространенным и наследует «бумажный» вариант делопроизводства.

Системы электронной архивации внедряются в тех случаях, когда требуется структурированное хранение массива документов, в котором настроено разграничение документов по правам, есть удобный поиск и возможности группировок. Подобные системы могут быть полезны для хранения схем, рисунков, мультимедиа файлов. Цель таких систем – повысить скорость доступа к необходимой информации, понизить риски потери документов и повысить уровень безопасности. Системы электронной архивации редко используются как самостоятельный продукт, зачастую внедряются как подсобные системы.

Системы автоматизации бизнес-процессов содержат определения бизнес-процессов, протекающих в организации: описываются задачи, их исполнители, когда приступать к выполнению задачи, от кого задача поступила, кому направить результат и так далее. Система закрепляет эти правила, поэтому пользователю не требуется тратить время на обработку данных вопросов. Ошибиться в такой системе не получится, так как настроены механизмы оповещений и даже если сотрудник на какой-то форме не заполнил необходимую информацию, то поступит оповещение руководителю с указанием этапа, на котором произошли нарушения. Данные системы подходят для компаний с высокой степенью формализации бизнес-процессов, а недостатком является длительность внедрения.

Системы управления корпоративным контентом содержат функции предыдущих систем, но вдобавок к этому имеют возможность работать с неструктурированными данными и имеют расширенный функционал, например:

• поддерживает возможность управления знаниями – получение, накопление, предоставление необходимой информации для бизнеса;
• Предоставляет пользователям работать совместно над одним объектом.

Однако расширенный функционал не является критерием того, что такая система лучше остальных — все зависит от бизнес-потребностей организации. Если внедрять такую систему в организацию, где потребности скромнее предоставленного функционала, то компания рискует потратить лишние деньги, а пользователям будет труднее ориентироваться в системе [1].

На данный момент наиболее популярными продуктами в России являются разработки отечественных компаний. Это объясняется различиями российского и зарубежного делопроизводства. В российской системе документооборота каждый документ должен пройти обязательный ряд согласований, получить необходимые визы у руководства, а уже после этого документ доходит до исполнителя. В зарубежном делопроизводстве применяется горизонтальный характер движения документов – документы сразу направляются исполнителю, кроме того, отсутствуют специальные службы (канцелярии, секретариаты), что, несомненно, оптимизирует процесс делопроизводства), а компьютерные технологии ориентируются для полного использования электронных документов, а не для сопровождения бумажного документооборота. В зарубежном ПО часто отсутствуют многие привычные для российских систем функции: контроль исполнения документов, создание отчетности, регистрация документов [2].

По итогам 2017 года отечественный рынок систем электронного документооборота увеличился на 11% до 46,2 миллиардов рублей. Названы наиболее перспективные участники рынка [3]:

1. Directum;
2. 1С;
3. ЭОС;
4. ELMA;

«Directum» представляет собой систему управления контентом с возможностью управления документооборотом, веб-контентом и бизнес-процессами. Обеспечено долговременное хранение документов, доставка информации и доступна совместная работа. Внедрение может производится с помощью компании-разработчика, либо силами внутренних специалистов организации. Стоимость внедрения может варьироваться в зависимости от вида выбранной лицензии. Например, базовая серверная лицензия стоит от 20700 рублей в стандартной версии и 36300 рублей в версии Enterprise [4].

Компания «1С» выпустила продукт «1С Документооборот 8:», которая выполняет работу с деловыми процессами и имеет возможность совместной работы сотрудников, в системе организованы стандартные методики электронного документооборота: настройка процессов, контроль исполнения задач, учет и планирование рабочего времени, реализован почтовый клиент и работа со входящей и исходящей корреспонденцией и многое другое. Цены внедрения варьируются в зависимости от версий и поставщика услуг. Например, для версии КОРП рекомендованная розничная цена конфигурации составляет 187000 рублей, а для версии ПРОФ – 36000 рублей. Клиентская лицензия на одного человека стоит 6300 рублей [5].

Компания «ЭОС» реализовала систему «ДЕЛО», которая фключает полный функционал управления делопроизводством: регистрация корреспонденции, конвертация документов в электронный вид, быстрый поиск и надежное хранение, контроль исполнения задач, настройка маршрутов под бизнес-процессы. Реализация содержит возможность выбора между полностью электронным документооборотом или наиболее привычным бумажно-электронным. «ДЕЛО» является коробочным продуктом и может быть быстро установлена как собственными силами компании, так и с помощью услуг разработчика. Стоимость лицензий на 1-5 рабочих мест под СУБД Oracle стоит 14000 рублей, а под СУБД Microsoft SQL Server – 9900 рублей [6].

ELMA имеет линейку различных бизнес-решений, имеется возможность интеграции с «1C». В системе предусмотрена система контроля версий – в системе может быть несколько экземпляров документа, но актуальностью обладает только один, предусмотрено построение отчетов и создание шаблонов документов. Настройка систем формируется в зависимости от запросов конкретной организации. Цена за версию «ELMA Standard» 45000 рублей, а именная лицензия 7200 рублей [7].

Система DocsVision представляет собой предметно-ориентированную платформу с перечнем типовых решений и возможностью разработки собственных решений, структура системы состоит из блоков: электронный архив, делопроизводство, договорная работа, оперативное управление, специализированные решения. Лицензия на стандартную серверную редакцию стоит 22000 рублей, а пользовательская лицензия стоит еще 7700 рублей [8].

 Рассмотренные системы являются наиболее перспективными на данный момент в области систем автоматизации документооборота, продукты отличаются по представленному функционалу и цене, поэтому выбор системы может отличаться в зависимости от требований и финансовых возможностей организации.

Использованные источники

1. Выбираем систему электронного документооборота: от видов СЭД до конктретного ПО [Электронный ресурс] // Комсомольская правда — 2019. URL: https://www.kp.ru/guide/sistemy-dokumentooborota.html (дата обращения 28.12.2019)
2. Скакунова Е.И., Платыч Л.О., Жереб Л.А. Сравнительная характеристика некоторых аспектов российского и зарубежного делопроизводства // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. 2010. №6. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sravnitelnaya-harakteristika-nekotoryh-aspektov-rossiyskogo-i-zarubezhnogo-deloproizvodstva (дата обращения: 06.01.2020).
3. Системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // Tadviser — 2020. URL: http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94 (дата обращения 28.12.2019)
4. Стоимость системы Directum [Электронный ресурс] // Официальный сайт разработчика информационных систем «Directum» — 2020. URL: https://www.directum.ru/price?from=menu&submenu (дата обращения 05.01.2020)
5. Цена «1С:Документооборота 8» [Электронный ресурс] // Официальный сайт фирмы «1С» — 2019. URL: https://v8.1c.ru/doc8/cena-1s-dokumentooborota-8/ (дата обращения 05.01.2020)
6. ДЕЛО. Прейскурант на ПО и услуги [Электронный ресурс] // Официальный сайт компании «ЭОС» — 2019. URL: https://www.eos.ru/eos_products/price_RF/deloRF.php (дата обращения 05.01.2020)
7. Стоимость ELMA Standard [Электронный ресурс] // Официальный сайт компании «ELMA» — 2019. URL: https://www.elma-bpm.ru/buy/standard/ (дата обращения 05.01.2020)
8. Компоненты системы DocVision [Электронный ресурс] // Официальный сайт компании «Docvision» — 2019. URL: https://docsvision.com/ecm-bpm/functional/ (дата обращения 05.01.2020)