Управление организационными изменениями с целью внедрения системы проектного управления в органах муниципальной власти (на примере г.о. Одинцово)

Введение. Цель – выявление особенностей управления организационными изменениями с целью внедрения системы проектного управления в органах муниципальной власти (на примере г.о. Одинцово).

Задачи: определение составляющих, инструментов, этапов управления организационными изменениями при внедрении проектного управления в органах муниципальной власти.

Проектная деятельность в органах муниципальной власти уникальна с точки зрения возникающих проблем, приоритетов и ресурсов, среды, в которой она осуществляется, а также применяемых технологий управления проектами. Управление реализацией проектов в органах муниципальной власти учитывает необходимость поддержания динамическое состояние равновесия между ограниченными кадровыми и финансовыми ресурсами и целями муниципального развития. Внедрение управления проектной деятельностью может вызывать сопротивление со стороны сотрудников органов муниципальной власти, а также иметь низкую эффективность в силу непроработанности механизмов ее реализации на начальных этапах [5, c. 116]. Это обусловливает высокую актуальность данной темы.

Гипотеза: исследование природы возможных препятствий внедрению проектного управления позволит сформировать план организационных изменений для достижения эффективного внедрения и запуска проектного управления в органах муниципальной власти.

Методика (методы исследования, процедура): определение роли проектов и проектной деятельности в деятельности муниципальных органов власти, составляющих процесса проектной деятельности, рассмотрение инструментов проведения проектной деятельности и направлений их освоения участниками проектной деятельности.

Результаты. С точки зрения управления, проект, осуществляемый органами муниципальной власти, можно определить, как запланированное осуществление мероприятий для достижения цели, которая имеет временные рамки. Особенности системы управления именно органом власти г.о. Одинцово состоят в том, что управление проектной деятельностью на уровне муниципалитета требует определения семи основных составляющих процесса проектной деятельности [1, c. 118] (рис. 1).

Рисунок 1 – Составляющие процесса проектной деятельности в органах муниципальной власти

Практика проектного менеджмента органа власти г.о. Одинцово опирается на следующие этапы: организация решала реализовать проект, назначала проект и необходимые ресурсы тщательно отобранному управляющему и предполагала, что он использует какие-либо технологии управления проектом, сообразно его квалификации и опыту.

Узкие места в технологии управления проектами органом власти г.о. Одинцово устраняются путем оппортунистического выбора, что во многих случаях сводит к минимуму нарушение рутинной деятельности по внедрению проектной деятельности в органах муниципальной сласти, передавая под одну команду все ресурсы, необходимые для реализации проекта, сообразно выбранным технологиям управления им.

Можно выделить особенности проектного управления в органах муниципальной власти по сравнению с промышленными и прочими организациями: состав необходимых ресурсов зависит от каждого конкретного проекта и структуры бюджета. Чем больше корректировок должна внести организация в технологию управления проектом в ходе его реализации для достижения исходных целей, тем выше вероятность неудачи проекта. Поэтому именно технологии управления (в разрезе всех его функций: инициирования, планирования, реализации, контроля, координирования), а не ожидаемая инвестиционная эффективности (как в коммерческих организациях) ставятся во главе угла проектной деятельности в органах муниципальной власти при разработке организационных изменений по ее внедрению. [7]

Соответственно, необходимые организационные изменения, которые должны быть разработаны на основе анализа имеющейся управленческой деятельности органа муниципальной г.о. Одинцово включают:

1) создание команды инициирования проекта. Может затормаживаться вследствие отсутствия персонала требуемой квалификации.

2) установление требуемых ресурсов на каждом этапе планируемого проекта может сталкиваться с препятствиями в виде ограниченности бюджетных и внебюджетных ресурсов;

3) разработка плана инициирования проекта, определение целей и масштабов проекта. Возможные организационные препятствия: отсутствие требуемого программного обеспечения для планирования, отсутствие навыков владения им у членов команды проекта;

4) установление процедур управления: разработка командных процедур связи и отчетности, назначений и ролей, процедуры изменения проекта, а также тем, как будут обрабатываться финансирование проекта и выставление счетов. Препятствия реализации: непроработанность коммуникационной структуры взаимодействия между членами команды проекта;

5) создание среды управления проектами и рабочей книги. Основное внимание уделяется сбору и организации инструментов, которые будут использоваться при управлении проектом [6, c. 137]. Возможные препятствия: ошибки в выборе инструментов.

Планирование организационных изменений по внедрению проектной деятельности в администрации городского округа Одинцово требует построения планов реализации проектов, обосновании их параметров и ожидаемых результатов. [6, c. 153]

Организационные изменения направлены на освоение технологий управления проектами, связанных с этапом планирования проекта включают в себя: описание объема работ по проекту, его альтернатив и осуществимости. Понимание содержания и сложности проекта, требуемых для его реализации технологий, ресурсов (финансовых, материальных, кадровых). [9, c. 14]

Конкретные технологии управления проектами, рекомендуемые деятельности органа муниципальной г.о. Одинцово, включают в себя:

• составление базового плана проекта;
• планирование хода выполнения проекта в соответствии с базовым планом проекта, использование диаграмм Ганта и Перта;
• планирование технологии управления изменениями в базовом плане проекта;
• заведение рабочей книги проекта. Рабочая книга проекта является основным источником информации для создания всех отчетов по проекту;
• согласование плана проекта.

Организационные изменения по проектной деятельности в Одинцовской администрации, связанные с фазой контроля реализации проектной деятельности, включают в себя необходимость дифференциации ее стадий:

• начало реализации проекта. Документация должна быть доработана, с тем чтобы можно было ее положить в основу деятельности исполнителей проекта;
• проведение проектных обзоров. Это делается для выявления слабых и сильных сторон промежуточных результатов проекта;
• заключение контрактов. Контрактная деятельность заключается в обеспечении выполнения всех договорных условий проекта.

Организационные изменения на этапах планирования и контроля в проектной деятельности являеюся сложной задачей со многими дополнительными обязанностями для сотрудников администрации городского округа Одинцово. Существует много технологий и инструментов, доступных для выполнения задач и работ по проектам. Специфика их внедрения определяется тем, что некоторые из них требуют компьютерного программного обеспечения, а другие могут быть использованы вручную. [10]

В практику работы менеджеров проектов требуется внедрение инструментов управления проектами – программы PERT и диаграммы Ганта. [8, c. 314] (таблица 1).

Таблица 1 – Сравнительный анализ инструментов PERT и диаграммы Ганта [3, c. 45]

Данные инструменты являются наиболее приемлемыми с точки зрения проектной деятельности в Одинцовской администрации.

Заключение

Таким образом, внедрение технологий управления проектами в органах муниципальной власти потребует освоения вовлеченными в него сотрудниками широкого перечня инструментов – от простых электронных таблиц продуктов до сложных, веб-информационных порталов каждого конкретного проекта. Также важно грамотное распределение ролей по реализации проектов между сотрудниками администрации.

Список литературы

1. Балабанов И. Инновационный менеджмент / И. Балабанов. – СПб.: Питер, 2017. – 324 с.
2. Барышев, А.И. Основные тенденции в процессе создания бизнес-плана для внедрения инновационного проекта / А.И. Барышев // Наука и современность. – 2016. – № 27. – С. 240-252.
3. Беляков-Бодин, В.И. Программные средства для управления инновационными проектами / В.И. Беляков-Бодин, Е.С. Максимов // Труды Международной научной конференции. – 2016. – С. 43-47.
4. Буджихавон, Дев К. Реализация стратегии: структура, системы, культура и изменения. – Жуковский: МИМ ЛИНК, 2013. – 188 с.
5. Горбова, И.Н. Методические подходы к организационным структурам управления проектами / И.Н. Горбова // Вестник Брянского государственного университета. – 2016. – № 3. – С. 110-124.
6. Полковников А.В. Управление проектами. Полный курс МВА / А.В. Полковников, М.Ф. Дубовик. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2017 – 426 c.
7. Стандарты проектов URL: доступа: http://www.cfin.ru/itm/project/standards.shtml.
8. Упорова, М.А. Статистические методы в управлении проектами. диаграмма Гантта и сетевой график / М.А. Упорова // Сборник статей международных научных конференций. – 2016. – С. 313-315.
9. Юрьева, Т.В. Проектный менеджмент в структуре современного менеджмента / Т.В. Юрьева // Управление экономическими системами. – 2016. – № 11 (93). – С. 12-17.
10. Project Management Techniques URL: http://www.tifb.state.tx.us/Handbooks/Project_Management.htm.