Нотариальное производство по свидетельствованию верности копий с подлинника и с копий документов

Notarial proceedings for certification of copies from the original and copies of documents

Нотариальное производство по свидетельствованию копий связано с осуществлением и зашитой прав граждан и юридических лиц. Свидетельствование копий является нотариальным действием, которое составляет приблизительно до 65% общего числа нотариальных действий.

Нередко понимание указанного действия как несложного, занимающего мало времени, не требующего особых знаний, как лишь сличения копии с подлинником документа приводит к конфликту между нотариусом и обратившимися к нему гражданами и юридическими лицами, которые считают, что такого рода незначительное нотариальное действие должно осуществляться без оплаты технической и правовой работы, предшествующей проставлению штампа, подписи и печати нотариуса. Причиной конфликтов нередко является, и разная скорость удостоверения копий с подлинника и с копий документов.

Между тем из года в год количество копий, свидетельствуемых нотариально, неуклонно возрастает. Это требует от нотариуса осуществления определенных процессуальных действий, знания криминалистики, документооборота, практики применения указанного нотариального действия, а главное, оно должно осуществляться в определенной стадийной последовательности, и каждая из стадий может иметь стоимость, выраженную в нотариальном тарифе.

В настоящее время процедура свидетельствования копий документов определена только в Основах законодательства РФ о нотариате. Специальных нормативных актов, регулирующих вопросы свидетельствования верности копий нотариусами, нет. Федеральной нотариальной палатой разработаны рекомендации по свидетельствованию копий документов, в том числе по выявлению поддельных документов, определяющие основные положения данного нотариального действия.

Процесс свидетельствования копий требует анализа представленного документа, основанного на глубоком знании как делопроизводства, так и законодательства. Копии необходимы для различных целей, например, при поступлении на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельности. Копии имеют непосредственное отношение к деятельности предприятий, организаций, учреждений.

Верность копии документа, представленного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. Верность выписки может быть засвидетельствована только в тех случаях, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Нотариус выясняет намерения граждан и разъясняет им последствия совершаемого нотариального действия. Если у нотариуса имеются основания предполагать, что лицо, представившее подлинник документа, не может понимать значение своих действий или руководить ими, он вправе отказать в совершении нотариального действия. Нотариус может также приостановить совершение нотариального действия.

Следующий этап стадии возбуждения нотариального производства по удостоверению копий — установление фактических обстоятельств, определяющих компетенцию нотариуса и возможность совершения данного нотариального действия. Нотариус не вправе совершать нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своих супругов, их и своих родственников (родителей, детей, внуков). Однако закон не предусматривает ограничения в отношении свидетельствования копии с подлинника по месту его совершения. Такого рода действия может выполнить любой нотариус при предъявлении гражданином подлинника документа. В соответствии со ст. 13 Основ законодательства РФ о нотариате совершение нотариусом этого нотариального действия за пределами своего нотариального округа не влечет признания его недействительности.

В ст. 45 Основ определены общие требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий. Не принимаются документы, имеющие подчистки либо подписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также исполненные карандашом. На документе не должно быть стертых букв, слов, цифр.

В соответствии со ст. 78 Основ верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. Поэтому, например, нотариус не вправе засвидетельствовать копию договора купли-продажи квартиры, исполненного в простой письменной форме. Нельзя также засвидетельствовать верность копий с учредительных договоров, договоров о приватизации жилых помещений, иных договоров, совершенных в простой письменной форме.

Согласно ст. 79 Основ верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ.

В случае полной уверенности в подлинности представленного документа нотариус вправе засвидетельствовать копию заламинированного документа.

Спорным является вопрос о засвидетельствании верности копии с паспорта. С одной стороны, паспорт не соответствует требованиям, предусмотренным ст. 45 Основ, согласно которой не принимаются для совершения нотариальных действий документы объемом более одного листа, если они не скреплены печатью. С другой стороны, регистрационные органы, миграционная служба и ряд других организаций требуют нотариально удостоверенные копии паспортов.

Свидетельствование копии документа возможно только при предъявлении его подлинника. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них возможно при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ. Нотариус должен удостовериться в том, что, во-первых, ему представлен документ, соответствующий понятию «документ», во-вторых, это подлинный документ.

Под подлинным документом понимается документ, в котором сведения об авторе, о времени и месте создания, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения; подлинником официального документа является первый или единичный экземпляр официального документа.

Под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Нотариус должен тщательно осмотреть документ, с тем чтобы выяснить, не имеется ли в нем материальных признаков, свидетельствующих о его полной либо частичной подделке, нет ли в нем каких-либо логических противоречий. В надлежаще составленном документе бланк, оттиски печатей и штампов содержат одинаковое наименование учреждения, выдавшего документ; содержание текста соответствует профилю деятельности учреждения, от имени которого документ исходит; дата выдачи документа не может предшествовать дате изготовления бланка; дата изготовления бланка и дата выдачи документа не могут, в свою очередь, предшествовать событиям, которые зафиксированы в этом документе; содержание текста документа не может противоречить известным историческим фактам.

Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает тождественность текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа (ст. 80 Основ законодательства РФ о нотариате). При свидетельствовании копий с документов он обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с которых нельзя засвидетельствовать.

Документ и свидетельствуемая копия должны быть написаны ясно и четко, приписки и поправки следует сделать так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.

Нотариус выявляет, не являются ли документы дефектными или поддельными. К дефектным относятся документы, пришедшие в непригодность из-за ветхости, выцветшего текста или печати, случайной порчи, в которых отсутствуют необходимые реквизиты и т. д.

Подделка может заключаться в составлении целиком поддельного документа или в частичной подделке, изменении отдельных реквизитов, частей текста документа. Для обнаружения подделки можно использовать следующие приемы: осмотр документа под разными углами относительно источника света; осмотр документа на просвет; предварительное сравнение шрифта, печатей, штампов и др. При этом следует тщательно осмотреть не только лицевую, но и оборотную сторону документа, где также могут быть следы давления от штампов, следы подчищенных гашений удостоверительных надписей или печатей и т. д.

О частичной подделке свидетельствуют подчистка, травление, замазывание, зачеркивание, заклеивание части записей, приписки, подклейки, переделка записей, оттисков печатей и штампов.

Свидетельствование верности копий с документов, выданных за границей, может производиться лишь при наличии на их подлинниках легализации консулов или органов Министерства иностранных дел РФ. Сущность легализации состоит в том, что российский консул за границей или Консульское управление Министерства иностранных дел РФ устанавливает, что документы соответствуют законам страны, где эти документы и акты совершены; в некоторых случаях допустимо проставление на документе апостиля.

При свидетельствовании копий документов, предназначенных для действия за границей, последние должны изготавливаться полностью на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники. Изготовление копии методом светокопирования, как правило, не допускается. Печать проставляется на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. В копии документов нельзя вносить какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.

Определенная специфика присуща свидетельствованию копий с документов, подтверждающих образование. В Российской Федерации устанавливаются следующие образовательные уровни (цензы): 1) основное общее образование; 2) среднее (полное) общее образование; 3) начальное профессиональное образование; 4) среднее профессиональное образование; 5) высшее профессиональное образование; 6) послевузовское профессиональное образование. Лицам, не завершившим образование, выдается только справка установленного образца. Для того чтобы нотариусы могли правильно, в соответствии с законом, выполнять работу по свидетельствованию копий с документов, подтверждающих образование, нотариусы должны знать и соблюдать основные нормативные акты, регламентирующие порядок выдачи этих документов.

При свидетельствовании копий с дипломов необходимо проверять наличие реквизитов дипломов. Дубликат диплома имеет те же реквизиты, что и диплом. Приложение к диплому «Выписка из зачетной ведомости», как указано в ее тексте, без диплома недействительна. В силу этого данный документ без предъявления диплома к засвидетельствованию копии не принимается. При свидетельствовании копии с выписки из зачетной ведомости нотариус сверяет с дипломом соответствующие реквизиты.

При свидетельствовании копий с документов, выданных органами загса, следует иметь в виду, что акты гражданского состояния, совершенные по религиозным обрядам до образования или восстановления органов загса, приравниваются к актам гражданского состояния, совершенным в органах загса в соответствии с действовавшим на момент их совершения законодательством, и не требуют последующей государственной регистрации.

Документы, изложенные на нескольких листах, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью — это требование ч. 3 ст. 45 Основ относится не только к свидетельствуемой копии, но и к документу, с которого свидетельствуется данная копия.

Необходимо прочеркивать в копиях документов не заполненные до конца строки и другие свободные места — это не позволит в последующем делать дописки к тексту копии, засвидетельствованной нотариально.

Печать проставляется на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса.

Засвидетельствовать можно любое количество копий и выписок из документов, регистрируя при этом в реестре каждую копию, присваивая каждой из них номер в реестре и взыскивая тариф за каждую из них.

Важное значение имеет внесение записей в реестр засвидетельствованных копий документов.

При засвидетельствовании копий с документов и выписок из них в делах нотариальных контор не остается каких-либо документов, кроме записей в реестре.

Запись в реестре может быть произведена либо самим нотариусом, либо иным работником нотариальной конторы, но только после того, как удостоверительная надпись на копии документа подписана нотариусом. В графе «Содержание нотариального действия» указываются наименование документа, его краткое содержание, фамилия, имя, отчество гражданина, которому принадлежит документ, кем и когда он выдан. Необходимо указывать количество страниц, на которых изложен документ, и количество экземпляров свидетельствуемых копий.

За свидетельствование верности копии документа, если законодательством РФ предусмотрена ее обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, взимает государственную пошлину по ставкам, установленным законодательством РФ о налогах и сборах. Нотариус, занимающийся частной практикой, взимает нотариальный тариф в размере, который соответствует размеру государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичных действий в государственной нотариальной конторе, и с учетом особенностей, установленных законодательством РФ о налогах и сборах (ст. ЗЗЗ24 НК РФ).

Список использованной литературы

  1. Борисова Е.К. Понятие правосознания / Е.К. Борисова // Проблемы науки. - 2019. - №12 (48). – С. 93-94.
  2. Доценко А.С. О понятии правового просвещения / А.С. Доценко // Актуальные проблемы российского права. – 2020. - № 15(1). – С. 179-188.

Spisok ispol'zovannoj literatury

  1. Borisova E.K. Ponyatie pravosoznaniya / E.K. Borisova // Problemy nauki. - 2019. - №12 (48). – S. 93-94.
  2. Docenko A.S. O ponyatii pravovogo prosveshheniya / A.S. Docenko // Aktual'nye problemy rossijskogo prava. – 2020. - № 15(1). – S. 179-188.