СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ УНИВЕРСИТЕТ СЬЕНФУЭГОСА

IMPROVEMENT OF THE INTERNATIONAL ACTIVITY MANAGEMENT SYSTEM CENFUEGOS UNIVERSITY

Использование современных информационных технологий стало одной из наиболее важных и устойчивых тенденций в развитии глобального образовательного процесса. Для области международных отношений информационные системы являются мощным инструментом, который позволяет управлять ключевыми процессами университета, более эффективно [1]. Существует несколько понятий об информационных системах, но одним из наиболее полных является понятие М,Р Когаловского: «Информационная система - это комплекс, который включает в себя компьютерное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические инструменты и информационные ресурсы, а также персонал из система и поддерживает динамическую информационную модель откуда-то в реальном мире для удовлетворения информационных потребностей пользователей. "[2]

Университет Сьенфуэгоса "Карлос Рафаэль Родригес" (UCF) является одним из институтов, составляющих кубинскую университетскую систему. Университет осуществляет деятельность в различных областях и имеет стратегические цели, одной из которых является процесс интернационализации, за который отвечает отдел международных отношений.

Основные направления деятельности, осуществляемые в рамках отдела международных отношений, сгруппированы в 4 группы:

  • международные стипендии;
  • миграционные процедуры;
  • международные проекты;
  • международные соглашения.

Для лучшего понимания процессов необходимо определить основные ресурсы, которые используются в каждом из процессов отдела. Таблица 1 показывает эти ресурсы подробно.

Таблица 1 — Описание ресурсов бизнес-процесса «Управление международной деятельностью в университете Сьенфуэгоса»

Наименование процесса

Преобразуемые/ Преобразованные ресурсы

Обеспечивающие ресурсы

 

Ресурсы по управлению

 

1)      Международные стипендии

Рассмотрение документов и утверждение заявок

Информация о стипендии и Информация о студента / Ответ студента

Директор отдела, Ректор, MSOffice

Правила и условия стипендии

Подписание договора

Информация о студенте и информация о стипендии / Юридический договор

Специалист по иностранным ученым, MSOffice

Договор для иностранных студентов

Легализация иммиграционного статуса студента

Заявление на легализацию статуса / Легализованная виза

Департамент иммиграции

Политика для иммиграционных процедур

Контроль студентов

Результаты обучения студента/ Оценка студентов

Cпециалист по иностранным ученым, Факультет, MSOffice

Политика для иностранных студентов

Конец обучения

Заявление на легализацию документов/ Легализованные документы

MES и MINREX, специалист по иностранным студентам, почта

Политика легализации документов

2)      Миграционные процедуры

Выполнять Заявление

Личная информация учителя / Паспорт и Виза

 

Личная информация студента / Продленная виза

 

Документы для легализации / Легализованные документы

MINREX и MES, Директор отдела, Департамент иммиграции, специалист по оформлению документов

Политика легализации документов и иммиграционных процедур

Отправить ответ

Cтатус заявление/ Отзывы клиентов

Cпециалист по оформлению документов, почта

График работы

3)      Международные проекты

Утверждение проекта

Информация о проекте/ Техническое задание

MINREX, Университет-партнер, Специалист проекта, MSOffice

Правила MINREX и MES, Правила, установленные при звонке

Выполнение проекта

Техническое задание/ Пожертвования, Научная деятельность, Квартальный отчет

Учитель, Специалист проекта

Условия подписаны в ТЗ

Завершение проекта

Квартальный отчет/ Письмо от закрытия проекта

MINREX, Специалист проекта

Правила MINREX и MES, Условия подписаны в ТЗ

4)      Международные соглашения

Разработать предложение по соглашению

Выбранный университет/ Готовый шаблон

Специалист по соглашению, Директор отдела

Правила, установленные университетом-партнером, Правила MINREX и MES

Подписание соглашения

Информация о соглашении/ Подписанное соглашение

Ректор, Университет-партнер

Правила, установленные университетом-партнером, Правила MINREX и MES

Декларация действий, которые должны быть выполнены

Подписанное соглашение / Документ с деятельностью

Специалист по соглашению, Университет-партнер

Правила, установленные университетом-партнером

Выполнить действия

Документ с деятельностью / Академические поездки, Научная деятельность

Специалист по соглашению, Университет-партнер

Правила, установленные университетом-партнером, Правила MINREX и MES

 

Система будет иметь базу хранения информации и подсистемы ввода–вывода данных, предусматривающих web-интерфейс работы пользователя с ними. Система будет поддерживать разграничение прав доступа с возможностью формирования групп пользователей и присвоение группе и каждому пользователю определенных полномочий на доступ к данным Системы. Разрабатываемая система будет включать организационные и технические модули, которые гарантируют работу системы, каждый из которых объединяет подсистемы в соответствии с ее назначением:

1- модуль администрирования

а) система контроля доступа;

б) управление пользователями.

2- модуль управления информацией

  • вся информация о проектах, соглашениях, программах и иностранных студентах управляется этим модулем. кроме того, выполняются все услуги по оформлению документов, предлагаемые отделом.

3- модуль отчетов

  • отчеты о каждом процессе.

Программное обеспечение - на стороне сервера Apache будет использоваться как веб-сервер, а Mysql - как система управления базами данных, а на стороне клиента - любой из существующих на рынке браузеров. Аппаратные средства - все компьютеры, участвующие должны быть подключены к сети университета и соответствовать минимальных требований, предъявляемых к ним, относятся: процессор Pentium 4 на 3 ГГц и 512 Мб оперативной памяти.

Использованные источники

  1. Efremov, O. V., & Beljaev, P. S. Informacionnye sistemy v nauke, obrazovanii i biznese.2006. http://www.tixm.tambov.su/book/elib/pdf/2006/efremov2.pdf
  2. Kogalovskij, M. R. Perspektivnye tehnologii informacionnyh sistem. 2003. http://www.ipr-ras.ru/articles/ptis.htm