Управление организационными изменениями с целью внедрения системы проектного управления в органах муниципальной власти (на примере г.о. Одинцово)

Management of organizational changes in order to introduce a project management system in municipal authorities (on the example of Odintsovo)

Введение. Цель – выявление особенностей управления организационными изменениями с целью внедрения системы проектного управления в органах муниципальной власти (на примере г.о. Одинцово).

Задачи: определение составляющих, инструментов, этапов управления организационными изменениями при внедрении проектного управления в органах муниципальной власти.

Проектная деятельность в органах муниципальной власти уникальна с точки зрения возникающих проблем, приоритетов и ресурсов, среды, в которой она осуществляется, а также применяемых технологий управления проектами. Управление реализацией проектов в органах муниципальной власти учитывает необходимость поддержания динамическое состояние равновесия между ограниченными кадровыми и финансовыми ресурсами и целями муниципального развития. Внедрение управления проектной деятельностью может вызывать сопротивление со стороны сотрудников органов муниципальной власти, а также иметь низкую эффективность в силу непроработанности механизмов ее реализации на начальных этапах [5, c. 116]. Это обусловливает высокую актуальность данной темы.

Гипотеза: исследование природы возможных препятствий внедрению проектного управления позволит сформировать план организационных изменений для достижения эффективного внедрения и запуска проектного управления в органах муниципальной власти.

Методика (методы исследования, процедура): определение роли проектов и проектной деятельности в деятельности муниципальных органов власти, составляющих процесса проектной деятельности, рассмотрение инструментов проведения проектной деятельности и направлений их освоения участниками проектной деятельности.

Результаты. С точки зрения управления, проект, осуществляемый органами муниципальной власти, можно определить, как запланированное осуществление мероприятий для достижения цели, которая имеет временные рамки. Особенности системы управления именно органом власти г.о. Одинцово состоят в том, что управление проектной деятельностью на уровне муниципалитета требует определения семи основных составляющих процесса проектной деятельности [1, c. 118] (рис. 1).

http://meridian-journal.ru/uploads/2020/04/3925-2.PNG

Рисунок 1 – Составляющие процесса проектной деятельности в органах муниципальной власти

Практика проектного менеджмента органа власти г.о. Одинцово опирается на следующие этапы: организация решала реализовать проект, назначала проект и необходимые ресурсы тщательно отобранному управляющему и предполагала, что он использует какие-либо технологии управления проектом, сообразно его квалификации и опыту.

Узкие места в технологии управления проектами органом власти г.о. Одинцово устраняются путем оппортунистического выбора, что во многих случаях сводит к минимуму нарушение рутинной деятельности по внедрению проектной деятельности в органах муниципальной сласти, передавая под одну команду все ресурсы, необходимые для реализации проекта, сообразно выбранным технологиям управления им.

Можно выделить особенности проектного управления в органах муниципальной власти по сравнению с промышленными и прочими организациями: состав необходимых ресурсов зависит от каждого конкретного проекта и структуры бюджета. Чем больше корректировок должна внести организация в технологию управления проектом в ходе его реализации для достижения исходных целей, тем выше вероятность неудачи проекта. Поэтому именно технологии управления (в разрезе всех его функций: инициирования, планирования, реализации, контроля, координирования), а не ожидаемая инвестиционная эффективности (как в коммерческих организациях) ставятся во главе угла проектной деятельности в органах муниципальной власти при разработке организационных изменений по ее внедрению. [7]

Соответственно, необходимые организационные изменения, которые должны быть разработаны на основе анализа имеющейся управленческой деятельности органа муниципальной г.о. Одинцово включают:

1) создание команды инициирования проекта. Может затормаживаться вследствие отсутствия персонала требуемой квалификации.

2) установление требуемых ресурсов на каждом этапе планируемого проекта может сталкиваться с препятствиями в виде ограниченности бюджетных и внебюджетных ресурсов;

3) разработка плана инициирования проекта, определение целей и масштабов проекта. Возможные организационные препятствия: отсутствие требуемого программного обеспечения для планирования, отсутствие навыков владения им у членов команды проекта;

4) установление процедур управления: разработка командных процедур связи и отчетности, назначений и ролей, процедуры изменения проекта, а также тем, как будут обрабатываться финансирование проекта и выставление счетов. Препятствия реализации: непроработанность коммуникационной структуры взаимодействия между членами команды проекта;

5) создание среды управления проектами и рабочей книги. Основное внимание уделяется сбору и организации инструментов, которые будут использоваться при управлении проектом [6, c. 137]. Возможные препятствия: ошибки в выборе инструментов.

Планирование организационных изменений по внедрению проектной деятельности в администрации городского округа Одинцово требует построения планов реализации проектов, обосновании их параметров и ожидаемых результатов. [6, c. 153]

Организационные изменения направлены на освоение технологий управления проектами, связанных с этапом планирования проекта включают в себя: описание объема работ по проекту, его альтернатив и осуществимости. Понимание содержания и сложности проекта, требуемых для его реализации технологий, ресурсов (финансовых, материальных, кадровых). [9, c. 14]

Конкретные технологии управления проектами, рекомендуемые деятельности органа муниципальной г.о. Одинцово, включают в себя:

  • составление базового плана проекта;
  • планирование хода выполнения проекта в соответствии с базовым планом проекта, использование диаграмм Ганта и Перта;
  • планирование технологии управления изменениями в базовом плане проекта;
  • заведение рабочей книги проекта. Рабочая книга проекта является основным источником информации для создания всех отчетов по проекту;
  • согласование плана проекта.

Организационные изменения по проектной деятельности в Одинцовской администрации, связанные с фазой контроля реализации проектной деятельности, включают в себя необходимость дифференциации ее стадий:

  • начало реализации проекта. Документация должна быть доработана, с тем чтобы можно было ее положить в основу деятельности исполнителей проекта;
  • проведение проектных обзоров. Это делается для выявления слабых и сильных сторон промежуточных результатов проекта;
  • заключение контрактов. Контрактная деятельность заключается в обеспечении выполнения всех договорных условий проекта.

Организационные изменения на этапах планирования и контроля в проектной деятельности являеюся сложной задачей со многими дополнительными обязанностями для сотрудников администрации городского округа Одинцово. Существует много технологий и инструментов, доступных для выполнения задач и работ по проектам. Специфика их внедрения определяется тем, что некоторые из них требуют компьютерного программного обеспечения, а другие могут быть использованы вручную. [10]

В практику работы менеджеров проектов требуется внедрение инструментов управления проектами – программы PERT и диаграммы Ганта. [8, c. 314] (таблица 1).

Таблица 1 – Сравнительный анализ инструментов PERT и диаграммы Ганта [3, c. 45]

Параметр сравнения

PERT

Диаграмма Ганта

Назна-чение

инструмент планирования и контроля, используемый для определения и управления задачами, необходимыми для завершения проекта

отображение назначений задач

Вид

задачи показывают, какие из них находятся параллельно, те задачи, которые могут быть выполнены одновременно

графические представления для отображения времени начала, окончания и завершения каждой задачи в проекте, контроля прогресса осуществления проекта

Преиму-щества

улучшение планирования работ;

улучшение прогнозирования потребностей в ресурсах;

выявление повторяющихся схем планирования;

возможность определить ключевые параметры проекта: работы критического пути, влияющие на время завершения, работы, которые имеют время задержки и которые могут предоставить ресурсы для мероприятий критического пути, а также даты начала и окончания мероприятий

-                   позволяет легко разрабатывать сценарии «что, если»;

-                   позволяет лучше контролировать проект, способствуя более четкой коммуникации.

 

 

Данные инструменты являются наиболее приемлемыми с точки зрения проектной деятельности в Одинцовской администрации.

Заключение

Таким образом, внедрение технологий управления проектами в органах муниципальной власти потребует освоения вовлеченными в него сотрудниками широкого перечня инструментов – от простых электронных таблиц продуктов до сложных, веб-информационных порталов каждого конкретного проекта. Также важно грамотное распределение ролей по реализации проектов между сотрудниками администрации.

Список литературы

  1. Балабанов И. Инновационный менеджмент / И. Балабанов. – СПб.: Питер, 2017. – 324 с.
  2. Барышев, А.И. Основные тенденции в процессе создания бизнес-плана для внедрения инновационного проекта / А.И. Барышев // Наука и современность. – 2016. – № 27. – С. 240-252.
  3. Беляков-Бодин, В.И. Программные средства для управления инновационными проектами / В.И. Беляков-Бодин, Е.С. Максимов // Труды Международной научной конференции. – 2016. – С. 43-47.
  4. Буджихавон, Дев К. Реализация стратегии: структура, системы, культура и изменения. – Жуковский: МИМ ЛИНК, 2013. – 188 с.
  5. Горбова, И.Н. Методические подходы к организационным структурам управления проектами / И.Н. Горбова // Вестник Брянского государственного университета. – 2016. – № 3. – С. 110-124.
  6. Полковников А.В. Управление проектами. Полный курс МВА / А.В. Полковников, М.Ф. Дубовик. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2017 – 426 c.
  7. Стандарты проектов URL: доступа: http://www.cfin.ru/itm/project/standards.shtml.
  8. Упорова, М.А. Статистические методы в управлении проектами. диаграмма Гантта и сетевой график / М.А. Упорова // Сборник статей международных научных конференций. – 2016. – С. 313-315.
  9. Юрьева, Т.В. Проектный менеджмент в структуре современного менеджмента / Т.В. Юрьева // Управление экономическими системами. – 2016. – № 11 (93). – С. 12-17.
  10. Project Management Techniques URL: http://www.tifb.state.tx.us/Handbooks/Project_Management.htm.