ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ ВНЕДРЕНИЯ «БИТРИКС24» В ОТДЕЛ ВНЕЭФИРНОГО ПРОМО ТЕЛЕВИЗИОННОЙ КОМПАНИИ

В ходе исследования деятельности отдела внеэфирного промо удалось выявить ряд проблем, которые необходимо устранить автоматизацией управления проектами посредством внедрения «Битрикс24».

  1. Недостаточное внимание к регламентации деятельности сотрудников отдела. При планировании проекта руководитель составляет план реализации проекта и ролевые функции команды проекта, которые представляют из себя распределение основных блоков деятельности по каналам продвижения. Для того, чтобы распределить конкретные задачи и подзадачи по проекту между собой, сотрудники вынуждены постоянно уточнять и согласовывать информацию между собой и руководителем. Это приводит к целому ряду системных сбоев, недопониманий между сотрудниками, повторяющихся задач, которые весомым образом снижают эффективность и скорость выполнения проекта.
  2. Распределение ответственности по проектам и команды проекта принимается руководителем отдела, который не всегда в курсе загруженности сотрудников в других проектах параллельно. Это может приводить к накладыванию задач и очень высокой концентрации ответственности у ограниченного круга сотрудников, либо к более продолжительному согласованию и планированию проекта. Оба варианта влияют на эффективность и сроки проекта.
  3. Необходимость утверждения решений почти по всем вопросам отнимает у руководителя и сотрудников слишком много времени на рассмотрение второстепенных вопросов, что также замедляет ход выполнения проекта либо приводит к тому, что в силу вступают недостаточно проработанные решения. На уровне всего подразделения, реализующего проект, контроль осуществляется в основном за сроками и финансово- экономическими показателями. Критерии качества промежуточных результатов выполнения проекта определяются недостаточно подробно.
  4. Так как множество проектов отдела внеэфирного промо по продвижению телевизионных продуктов реализуются параллельно, сотрудникам проблематично отсортировывать задачи по различным проектам, это часто приводит к путанице и повторно выполненным задачам.
  5. Координация взаимодействий между сотрудниками регламентирована лишь частично, основная часть взаимодействий осуществляется через почту, но также большая часть коммуникаций сосредоточена на уровне личных связей. При передаче материалов для рассмотрения и доработки необходимо постоянное поддерживать актуальность данной работы на уровне личных контактов с руководителем и сотрудниками. Неформальный порядок взаимодействия сотрудников между собой значительно снижает эффективность деятельности.
  6. Так как основное взаимодействие сотрудников сконцентрировано в виде отчетов и согласований и происходит через почту и личные контакты, это является очень большим недостатком в планировании сроков по задачам. При такой системе очень большая вероятность при работе сотрудников нарушить установленные сроки, так как отсутствует система напоминаний и четкое распределение сроков задач и подзадач по каждому проекту.
  7. На данный момент недостаточно продуман мониторинг за ходом реализации проекта руководителем отдела. Сотрудникам необходимо тратить лишнее время на то, чтобы составить отчеты о выполнении работ, согласование и внесение изменений в проект руководителем также отнимает дополнительное время, что напрямую влияет на скорость и эффективность хода реализации проекта.
  8. Составление отчетности о результатах каждого проекта осуществляется вручную сотрудниками отдела по их окончании. Составление похожих отчетов для всех проектов по продвижению также отнимает время и является деятельностью, требующей автоматизации.

Рассмотрев выявленные проблемы в управлении проектами отдела внеэфирного промо, можно сделать вывод, что для оптимальной работы необходима единая база информационного пространства, в которой будут работать сотрудники отдела. Также для ликвидации вышеперечисленных проблем необходимо автоматизировать и стандартизировать управление проектами, т.е. внедрить информационную систему по управлению проектами, которая будет соответствовать следующим требованиям [1]:

  • быстрый обмен информацией (документацией) между участниками проекта;
  • распределение задач между сотрудниками и назначение ответственных;
  • возможность ведения сразу нескольких проектов и распределения задач по проектам;
  • визуализация и наглядность проектов и задач сотрудников;
  • контроль и отслеживание выполнения задач по проекту сотрудниками;
  • работа с задачами в календарной сетке;
  • автоматические создание отчетов и шаблоны отчетов;
  • установление связей между этапами проекта.

Основные элементы системы «Битрикс24», которые нужны для автоматизации управления проектами и эффективной работы отдела внеэфирного промо, представлены в Таблице 1.

Таблица 1 Элементы «Битрикс24» для автоматизации управления проектами

Элементы «Битрикс24»

Характеристика

Проекты

Объединение группы задач в проекты, которые отображаются на отдельной странице с возможностью контролировать количество задач и процесс их исполнения, а также указывать сроки проекта.

Работа с задачами

Возможность быстро поставить задачи себе и подчиненным. Возможность поставить задачу по e-mail. А также автоматическое создание задач при помощи шаблонов и возможность ставить задачи с учетом времени.

Чек-листы

Возможность разбить большую задачу на подзадачи, что помогает упростить и организовать работу со сложными задачами.

Канбан в проектах

Виртуальная онлайн-доска для того, чтобы сделать работу с большими проектами простой и наглядной. Все задачи, выполняемые в рамках проектов, можно вручную распределять по стадиям, которые может самостоятельно определить руководитель проекта. Возможность перемещать есть и у исполнителей. У руководителя есть возможность отслеживать, на каком этапе работы находится та или иная задача.

Диаграмма Ганта

Организация работы с задачами в календарной сетке, на которой расположено визуальное представление продолжительности и крайних сроков по всем своим задачам. Есть возможность организовать связь задач в Диаграмме Ганта.

Календарь

На странице календаря есть возможность смотреть крайние сроки задач на календарной сетке. Интеграция «Битрикс24» с Google-календарем. Таким образом, упрощается планирование работы как в краткосрочной, так и долгосрочной перспективе.

Контроль задач

У руководителя есть возможность в реальном времени отслеживать все задачи подчиненных.

Эффективность

Для руководителя это важный инструмент оценки, как подчиненные справляются с задачами. Опираясь на эффективность, можно построить систему KPI в компании.

Конструктор отчетов

Отдельный модуль, который позволяет сотрудникам самим конструировать отчеты для разных объектов и в дальнейшем многократно их запускать. Отчеты изменяются в реальном времени, в зависимости от хода выполнения задач.

Интеграция

Интеграция «Битрикс24» возможна с:

– MS Office, OpenOffice и LibreOffice;

– GoogleDocs (документы);
– MS Exchange Web Mail;

– MS Outlook и Google (контакты, календари);

– продуктами MacOS, iOS, Android;
– «1С:ЗУП» (данные по сотрудникам); 
– Active Directory/LDAP Интегратор + NTLM (корпоративная сеть);
– Коннектор к MS SharePoint и MS Exchange Server 2007/2010.

 

Таким образом, информационная система «Битрикс24» решит ряд проблем управления проектами отдела внеэфирного промо. Проблемы отдела внеэфирного промо, которые поможет решить автоматизация управления проектами посредством внедрения «Битрикс24», представлены в Таблице 2.

Таблица 2 Проблемы отдела внеэфирного промо, решаемые автоматизацией управления проектами посредством внедрения «Битрикс24»

Проблема

Решение проблемы с внедрением «Битрикс24»

Неорганизованная регламентация деятельности сотрудников и постановка задач

Быстрая постановка задач каждому сотруднику в зависимости от проекта, использование шаблонов и учета времени.

Необходимость утверждения решений по всем вопросам

Сокращение времени на длительные принятия решений, так как согласования будут происходить оперативно в системе с отслеживанием действий в реальном времени.

Отсутствие контроля занятости сотрудников

Отслеживание всех задач сотрудников в реальном времени, их занятости и эффективности их работы.

Недостаточно организованные взаимодействия между сотрудниками

Оперативное взаимодействие между сотрудниками в живой ленте и в мобильном приложении, интеграция с почтой, быстрая постановка задач.

Отсутствие четкого контроля за сроками выполнения задач

Календарное планирование и Диаграмма Ганта позволят грамотно выстраивать процесс распределения сроков для каждого сотрудника.

Отсутствие распределения задач по разным проектам

Возможность разделять группы задач по проектам и представлять их в наглядном виде.

Составление отчетности о результатах проектов происходит вручную

Шаблоны отчетов позволят автоматически создавать похожие отчеты, а также быстро создавать новые в конструкторе.

 

Таким образом основной целью автоматизации управления проектами отдела внеэфирного промо является организация единой виртуальной среды взаимодействий сотрудников и руководства по вопросам планирования, реализации и анализа проектов по продвижению. Ожидается что, благодаря внедрению системы управления проектами в отдел внеэфирного промо удастся достичь следующих результатов:

  • увеличение количества успешных проектов;
  • сокращение времени реализации проектов.

Следовательно, для отдела внеэфирного промо необходимо внедрение системы «Битрикс24» для автоматизации управления проектами с целью увеличения прибыли, сокращения затрат, а также для повышения эффективности работы сотрудников.

 

Использованные источники:

  1. Кравченко, Т.К. Управление требованиями при реализации ИТ-проектов / Т.К. Кравченко // Бизнес-информатика . 2013. №3 (25). – С. 63-71.
  2. Официальный сайт компании «1С-Битрикс» // URL: https://www.bitrix24.ru (дата обращения: 28.11.2019).